IP box

Jak programista Paweł odzyskał 41 728 zł podatku dzięki uldze IP Box?

Czy możliwe jest płacenie jedynie 5% podatku dochodowego zamiast 19%? Tak, jeśli spełnia się warunki ulgi IP Box. Przekonał się o tym Paweł – programista prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. Po wdrożeniu odpowiednich rozwiązań udało mu się odzyskać 41 728 zł nadpłaconego podatku za 2023 rok. Jak wyglądał ten proces krok po kroku?

Początkowa sytuacja – wysokie podatki i pytanie o IP Box

W 2023 roku Paweł osiągnął przychód w wysokości 424 769 zł, a jego koszty działalności wyniosły 37 064,14 zł. Dotychczas rozliczał się na zasadach podatku liniowego (19%), co oznaczało wysokie obciążenie podatkowe.

Zastanawiał się, czy może zastosować IP Box, więc zgłosił się do nas z pytaniem, czy legalnie może obniżyć swoje podatki. Po konsultacji z naszym zespołem okazało się, że jest to możliwe – pod warunkiem spełnienia kilku istotnych wymagań.

Etapy wdrożenia IP Box

Weryfikacja umowy i działalności

Pierwszym krokiem była analiza umowy B2B oraz charakteru pracy Pawła. Aby skorzystać z IP Box, jego działalność musiała spełniać warunki działalności badawczo-rozwojowej (B+R)

Współpracujący z nami prawnik przeanalizował sytuację i kontakt B2B Pawła oraz zwrócił uwagę na najważniejsze elementy:

  • Przeniesienie praw autorskich – umowa musiała jasno określać, że prawa do wytworzonego oprogramowania przechodzą na kontrahenta.
  • Rodzaj wykonywanych prac – działalność musiała polegać na tworzeniu, rozwijaniu lub ulepszaniu oprogramowania.
  • Dokumentacja – wprowadziliśmy dodatkowy wymóg prowadzenia miesięcznych protokołów odbioru prac, które potwierdzały kwalifikowaną działalność.

Wniosek o interpretację indywidualną

Aby uniknąć ryzyka zakwestionowania ulgi przez urząd skarbowy, z pomocą prawnika złożyliśmy wniosek o interpretację indywidualną do Krajowej Informacji Skarbowej (KIS).

We wniosku opisaliśmy m.in.:

  • Zakres działalności Pawła
  • Proces wytwarzania oprogramowania
  • Sposób dokumentowania projektów
  • Powiązane koszty działalności

Po około dwóch miesiącach dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej skierował dodatkowe pytania do naszego klienta. Jest to standardowa procedura, która wymaga precyzyjnych odpowiedzi. Pomogliśmy Pawłowi udzielić odpowiedzi na te pytania i udokumentować:

  • Prowadzenie ewidencji czasu pracy
  • Wyodrębnienie dochodów kwalifikowanych
  • Kwalifikację kosztów związanych z działalnością B+R

Ostatecznie po trzech miesiącach od złożenia wniosku otrzymaliśmy pozytywną interpretację, co oznaczało, że Paweł mógł legalnie skorzystać z IP Box.

Przygotowanie ewidencji IP Box

Ulga IP Box wymaga prowadzenia szczegółowej ewidencji przychodów, kosztów i czasu pracy. Pomogliśmy Pawłowi przygotować dokumentację obejmującą:

  • Część opisową – dziennik prac, w którym zapisywał szczegóły realizowanych projektów, czas pracy i efekty (np. nowe funkcjonalności).
  • Część rachunkową – zestawienie przychodów i kosztów związanych z działalnością objętą ulgą.

Na podstawie prowadzonej ewidencji wyliczyliśmy wskaźnik Nexus, który określał, jaka część dochodu kwalifikuje się do IP Box.

Rozliczenie PIT i zwrot podatku

Po zakończeniu roku przygotowaliśmy zeznanie podatkowe, w którym wykazaliśmy dochody kwalifikowane i obliczyliśmy podatek według preferencyjnej stawki 5%.

Do formularza PIT-36L dołączyliśmy załącznik PIT/IP, w którym wykazaliśmy:

  • Suma przychodów z kwalifikowanych praw
  • Suma kosztów uzyskania przychodów
  • Dochód kwalifikowany wyliczony na podstawie wskaźnika Nexus

Po przeliczeniu Paweł odzyskał 41 728 zł nadpłaconego podatku, a zwrot otrzymał w ciągu 45 dni od złożenia zeznania.

Szczegółowe informacje o tym jak wypełniliśmy formularz PIT znajdziesz na blogu naszego biura rachunkowego: https://solidnaksiegowa.com/case-study-jak-pomoglismy-programiscie-pawlowi-odzyskac-41-728-zl-podatku-dzieki-uldze-ip-box/

Ile kosztował cały proces?

Koszt wdrożenia IP Box nie był wysoki w porównaniu do uzyskanych oszczędności:

  • Usługa prawnika – przygotowanie wniosku o indywidualną interpretację podatkową w zakresie IP Box oraz udzielenie odpowiedzi na dodatkowe pytania Dyrektora KIS: 1000 zł netto
  • Opłaty skarbowa: 152 zł
  • Przygotowanie ewidencji IP Box: 1 200 zł netto
  • Przygotowanie zeznania PIT z załącznikiem PIT/IP: 200 zł netto

Łączny koszt obsługi prawnej i księgowej: 2 552 zł
Otrzymana przez Pawła kwota zwrotu podatku: 41 728 zł

Czy Ty również możesz skorzystać z IP Box?

Jeśli tworzysz oprogramowanie i prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, prawdopodobnie masz możliwość skorzystania z ulgi IP Box i płacenia tylko 5% podatku dochodowego.

Pomożemy Ci w całym procesie:

  • Analizie umowy i działalności
  • Uzyskaniu interpretacji indywidualnej
  • Przygotowaniu ewidencji IP Box
  • Rozliczeniu PIT

Skontaktuj się z nami i zacznij oszczędzać na podatkach tak jak Paweł!

Wypełnij formularz kontaktowy

 

IP box

Ewidencja IP Box – 20 pytań o ewidencję IP Box

Ulga IP Box to korzystne rozwiązanie podatkowe, które pozwala przedsiębiorcom przekazującym prawa autorskie do stworzonych utworów, w tym twórcom oprogramowania, na obniżenie podatku dochodowego. Aby skorzystać z tej ulgi, przedsiębiorcy muszą prowadzić odpowiednią ewidencję, która pozwoli wyliczyć dochód kwalifikujący się do preferencyjnej stawki podatkowej. Ewidencją taką nie jest Twoja księga przychodów i rozchodów 🙂

W tym artykule odpowiadam na 20 pytań dotyczących ewidencji IP Box, wyjaśniając, jak wygląda proces rozliczenia w moim biurze rachunkowym, jakie dokumenty są wymagane i jak przygotować ewidencję. Jeśli rozważasz skorzystanie z IP Box lub już korzystasz z tej ulgi, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.

Co to jest IP Box?

Zacznijmy od samego początku, czyli wyjaśnienia definicji. IP Box to ulga podatkowa, która pozwala przedsiębiorcom uzyskującym dochody z praw własności intelektualnej (takich jak patenty, oprogramowanie, wzory użytkowe) na obniżenie stawki podatku dochodowego do 5%. Ulga dotyczy osób fizycznych i firm, które spełniają określone wymagania, a jej celem jest wspieranie innowacyjności i rozwoju nowych technologii. 

Więcej o uldze IP Box przeczytasz w osobnym artykule: Ulga IP Box – co to jest i jak z niej skorzystać?

Jak wygląda rozliczenie IP Box?

Rozliczenie IP Box jest procesem składającym się z kilku etapów:

  • Przygotowanie wniosku o indywidualną interpretację podatkową dotyczącą ulgi IP Box.
  • Prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów związanych z działalnością objętą ulgą.
  • Obliczenie wskaźnika nexus, który wskazuje, jaka część dochodu pochodzi z kwalifikowanych praw własności intelektualnej.
  • Na końcu przygotowanie rocznego zeznania PIT/IP, w którym wykazuje się dochód objęty ulgą.

Jak wygląda ewidencja IP Box?

Ewidencja IP Box składa się z dwóch głównych części:

  • Część opisowa: Dziennik realizowanych prac oraz szczegółowy opis projektów związanych z wykorzystywanymi prawami własności intelektualnej Tutaj opisz, czym zajmujesz się w swoim projekcie – np. tworzysz oprogramowanie do zarządzania linią produkcyjną. Wyjaśnij, na czym polega Twoja praca, ile godzin w danym miesiącu nad nią spędziłeś oraz ile z tych godzin dotyczyło prac autorskich, a ile innych zadań.
  • Część rachunkowa: Wydzielenie przychodów i kosztów kwalifikowanych, obliczenie wskaźnika nexus oraz ustalenie dochodu kwalifikowanego. W tej części pomoże Ci księgowa, która bazując na Twojej KPIR (księdze przychodów i rozchodów) oraz interpretacji indywidualnej, wyliczy przychody, koszty i dochód kwalifikujący się do ulgi.

Ile trwa przygotowanie ewidencji IP Box?

Najpierw otrzymasz od nas listę dokumentów potrzebnych do rozliczenia (znajdziesz je w kolejnym punkcie). Po ich dostarczeniu przygotowanie ewidencji IP Box zwykle zajmuje do 3 tygodni czasu.

Jakie dokumenty muszę dostarczyć, aby przygotować ewidencję IP Box?

Aby przygotować kompleksową ewidencję IP Box, potrzebujemy kilku kluczowych dokumentów:

  • Księgi Przychodów i Rozchodów (KPIR) za każdy miesiąc rozliczanego roku (najlepiej w formacie Excel).
  • Indywidualnej interpretacji podatkowej dotyczącej ulgi IP Box. To potwierdzenie, że Twoja działalność spełnia kryteria ulgi.
  • Protokołów odbioru prac – jeśli były sporządzane i znajduje się na nich informacja o przychodzie związanym z przekazaniem praw autorskich. 
  • Zeznania rocznego PIT za dany rok – jeśli zeznanie było wcześniej złożone i wymaga korekty.

Współpracując z naszym biurem rachunkowym, otrzymasz szczegółowe wytyczne dotyczące dokumentów. Pomagamy również w ich uporządkowaniu i odpowiednim przygotowaniu.

Co to jest indywidualna interpretacja podatkowa?

Indywidualna interpretacja podatkowa to oficjalna odpowiedź z Krajowej Informacji Skarbowej (KIS), która wyjaśnia, jak należy stosować przepisy podatkowe w Twojej konkretnej sytuacji, np. w kontekście ulgi IP Box. Dzięki interpretacji masz pewność, że rozliczając ulgę zgodnie z jej treścią, unikniesz ryzyka błędów i kontroli skarbowej. Z naszego doświadczenia wynika, że to jeden z najczęściej wymaganych dokumentów podczas kontroli urzędu skarbowego.

Ile trwa wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej?

Wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej przez Krajową Informację Skarbową trwa do 3 miesięcy od złożenia wniosku.

Czy muszę posiadać indywidualną interpretację podatkową?

Chociaż nie jest to obowiązkowe, posiadanie indywidualnej interpretacji podatkowej znacznie ułatwia proces rozliczenia ulgi IP Box. Interpretacja daje pewność, że masz prawo do skorzystania z tej ulgi w Twojej indywidualnej sytuacji. Bez niej ryzyko zakwestionowania prawa do ulgi jest większe, dlatego warto o nią wystąpić.

Czy mogę skorzystać z IP Box, jeśli jestem na ryczałcie?

Ulga IP Box nie jest dostępna dla podatników rozliczających się ryczałtem. 

Można ją natomiast zastosować w przypadku opodatkowania według skali podatkowej lub podatku liniowego. Jeśli wcześniej rozliczałeś się na skali podatkowej lub podatku liniowym, możesz skorzystać z ulgi również za lata wstecz (2019 r. do 2024 r.)

Czy prowadzenie ewidencji IP Box wiąże się z dodatkowymi formalnościami z mojej strony?

Prowadzenie ewidencji IP Box wymaga pewnego zaangażowania, ale dzięki doświadczeniu naszego biura rachunkowego większość formalności przejmowana jest przez naszych specjalistów. Twoje zaangażowanie ogranicza się do dostarczenia wymaganych dokumentów i udzielenia odpowiedzi na pytania dotyczące realizowanych przez Ciebie projektów oraz czasu pracy. Na każdym etapie prac możesz skonsultować się ze swoją księgową, która odpowie na Twoje pytania.

Czy mogę skorzystać z rozliczenia IP Box, jeśli nie jestem klientem waszego biura?

Tak, możesz skorzystać z pomocy naszego biura rachunkowego, nawet jeśli nie jesteś naszym stałym klientem. Z przyjemnością pomożemy Ci w przygotowaniu ewidencji IP Box i rozliczeniu ulgi, nie wymagając zmiany dotychczasowego biura rachunkowego.

Na czym polega różnica między opcją “przekazania danych do PIT/IP” a “złożeniem korekty zeznania rocznego”?

Podstawowy zakres naszych usług obejmuje wyliczenie kwot, które możesz wpisać w załącznik PIT/IP. Otrzymasz od nas gotowe dane do przepisania, które Ty lub Twój księgowy wprowadzicie do swojego zeznania rocznego.

Jeśli jednak zależy Ci na maksymalnej wygodzie, oferujemy dodatkową usługę złożenia korekty zeznania rocznego. W cenie 100 zł netto przygotujemy pełną korektę, dodamy załącznik PIT/IP i wyślemy dokumenty elektronicznie do urzędu skarbowego. Dzięki temu oszczędzasz czas i unikasz błędów w formalnościach.

Rozliczenie IP Box przez biuro rachunkowe

Co w sytuacji, gdy podczas prac nad ewidencją IP Box będę miał dodatkowe pytania?

Podczas przygotowywania ewidencji IP Box kluczowe jest zapewnienie wsparcia na każdym etapie. Dlatego nasi klienci mają zagwarantowany stały kontakt z dedykowanym księgowym. W razie dodatkowych pytań czy wątpliwości możesz skontaktować się z nami telefonicznie lub mailowo.

Księgowy odpowie na Twoje pytania dotyczące dokumentacji, poprawności danych czy przygotowywanych rozliczeń. Dzięki temu proces przebiega sprawnie, a Ty masz pewność, że Twoja ewidencja spełnia wszystkie wymogi prawne.

Czy mogę rozliczyć ulgę IP Box za lata poprzednie?

Tak, istnieje możliwość skorzystania z ulgi IP Box za lata poprzednie (od 2019 r. do 2024 r.), pod warunkiem, że w tamtym czasie byłeś opodatkowany według skali podatkowej lub podatkiem liniowym.

Czy po skorzystaniu z ulgi IP Box będę miał kontrolę z urzędu skarbowego?

Choć po skorzystaniu z ulgi IP Box nie ma automatycznej kontroli, urząd skarbowy może przeprowadzić czynności sprawdzające, podczas których może zażądać dostarczenia ewidencji, faktur, KPIR oraz interpretacji indywidualnej.

Czy mogę liczyć na Wasze wsparcie w razie kontroli z urzędu skarbowego?

Tak, w razie kontroli z urzędu skarbowego odpowiemy na pytania dotyczące przygotowanej ewidencji i dostarczonych dokumentów, jak wzory wniosków o stwierdzenie nadpłaty.

Ile czeka się na zwrot podatku z IP Box?

Zwrot podatku z ulgi IP Box to kluczowy moment całego procesu. Urząd skarbowy standardowo dokonuje zwrotu w terminie:

  • 45 dni – w przypadku elektronicznego złożenia zeznania rocznego,
  • 3 miesięcy – w przypadku papierowego złożenia zeznania.

Dokładamy starań, aby wszystkie formalności były dopięte na ostatni guzik, co znacznie ułatwia i przyspiesza cały proces zwrotu.

Czy w przypadku rozliczenia IP Box za kilka lat wstecz muszę opłacić wszystkie ewidencje jednorazowo, czy istnieje możliwość rozłożenia płatności na etapy?

Tak, istnieje możliwość rozłożenia płatności za przygotowanie ewidencji IP Box za kilka lat na etapy. 

Zamiast opłacać wszystkie lata naraz (1200 zł netto za rok podatkowy), możesz zacząć od zapłaty za pierwszy rok. Po otrzymaniu zwrotu podatku za ten rok, możesz przejść do rozliczenia kolejnych lat, opłacając je po kolei. 

Taki sposób płatności daje Ci większą elastyczność i pozwala na rozłożenie kosztów w czasie, co może być wygodne, szczególnie jeśli chodzi o większą liczbę lat. Ważne jest, aby pamiętać, że każdą płatność można dostosować do Twoich potrzeb, a całość rozliczenia będzie na bieżąco monitorowana przez nasze biuro rachunkowe.

Co dalej z IP Box od 2025 r.? Czy będą zmiany?

Ministerstwo Finansów planuje zmiany w przepisach dotyczących IP Box, które mogą ograniczyć możliwość korzystania z ulgi. Nowe przepisy będą dotyczyły tylko programistów zatrudniających przynajmniej trzech pracowników. Data wejścia w życie nowych przepisów nie została jeszcze określona, ale warto śledzić zmiany w tym zakresie.

Jakie konsekwencje mogą wynikać z błędnego przygotowania ewidencji IP Box?

Błędne przygotowanie ewidencji IP Box może prowadzić do utraty prawa do ulgi, a w skrajnych przypadkach do kontroli skarbowej. Konsekwencje mogą obejmować konieczność zapłacenia zaległego podatku z odsetkami oraz potencjalne kary za błędne lub niekompletne dokumenty. Ważne jest, aby ewidencja była przygotowana zgodnie z wymaganiami przepisów, co minimalizuje ryzyko ewentualnych problemów.

Podsumowanie

Ewidencja IP Box może wydawać się skomplikowana, ale dzięki współpracy z naszym biurem rachunkowym cały proces przebiega szybko i sprawnie. Oferujemy pełne wsparcie, indywidualne podejście do każdego klienta oraz kompleksową obsługę – od przygotowania ewidencji, przez złożenie korekty, aż po kontakt z urzędem skarbowym.

Umów się już dzisiaj na niezobowiązującą rozmowę z naszym konsultantem!

Zamawiam bezpłatne konsultacje telefoniczne