Jak wydzielić powierzchnię własnego mieszkania na cele działalności? Jak rozliczyć koszty?

Od niedawna masz własne mieszkanie, a teraz planujesz prowadzić w nim działalność gospodarczą? A może już prowadzisz firmę i pracujesz z domu?

Jeżeli część mieszkania faktycznie wykorzystujesz do celów firmowych, możesz w określonych przypadkach rozliczać część wydatków związanych z jego utrzymaniem w kosztach działalności. Trzeba jednak odpowiednio ustalić, jaka powierzchnia jest wykorzystywana na potrzeby firmy i w jaki sposób rozliczać poszczególne wydatki.

W tym artykule podpowiadam, jak wydzielić część mieszkania na działalność gospodarczą i jak rozliczyć koszty.

Wydzielanie części mieszkania pod działalność

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, możesz przeznaczyć jego część na potrzeby firmy.

Nie oznacza to jednak, że musisz formalnie wydzielić osobny lokal użytkowy. W wielu przypadkach wystarczy określić powierzchnię faktycznie wykorzystywaną do prowadzenia działalności i ustalić odpowiednią proporcję, według której będziesz rozliczać wydatki dotyczące mieszkania.

Przykładowo, jeżeli masz mieszkanie o powierzchni 60 m², a do pracy wykorzystujesz 8 m², proporcja wynosi:

8 m² / 60 m² × 100 = 13,33%

To właśnie taka proporcja może być punktem wyjścia do rozliczania części wydatków związanych z mieszkaniem.

Ważne jest jednak to, aby przyjęta powierzchnia odpowiadała rzeczywistemu wykorzystaniu mieszkania na potrzeby działalności.

O czym warto pamiętać, wydzielając część mieszkania?

Po pierwsze: wydzielać należy zgodnie z prawdą.

Wyodrębniona powierzchnia musi być faktycznie wykorzystywana do celów firmowych.

Może to być np. część pokoju, w której znajduje się biurko, komputer, dokumenty firmowe czy inne wyposażenie związane z działalnością.

Może to być również część korytarza, kuchni, balkonu czy łazienki, ale tutaj zalecam ostrożność. Jeżeli firma przyjmuje klientów w domu, wykorzystanie takich pomieszczeń może być łatwiejsze do uzasadnienia. Jeżeli natomiast pracujesz samodzielnie zdalnie, rozliczenie takich powierzchni może budzić większe wątpliwości.

Dlatego powierzchnię przeznaczoną na działalność najlepiej ustalić w taki sposób, aby odpowiadała rzeczywistemu sposobowi korzystania z mieszkania.

Po drugie: wydzielenie części mieszkania na działalność a podatek od nieruchomości.

Nie wydzielamy żadnego pokoju w całości na cele firmowe. Jeśli to zrobimy, podatek od nieruchomości wzrośnie – pokój wydzielony w całości staje się bowiem powierzchnią użytkową, a ty musisz zgłosić ten fakt do urzędu. By uniknąć zarówno urzędowych formalności, jak i wyższego podatku, wydzielasz np. 80% pokoju dziennego i 20% salonu, czyli obszar faktycznego stanowiska pracy (powierzchnia zajmowana przez biurko/fotel/stół/regał na dokumenty firmowe).

Przykład:

Pan Adam jest programistą i prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Do pracy wykorzystuje swoją sypialnię, gdzie znajduje się biurko i komputer do pracy. W takiej sytuacji:

1. Może rozpocząć prowadzenie działalności w swoim lokalu mieszkalnym bez konieczności spełniania dodatkowych formalności.
2. Nie będzie musiał płacić wyższej stawki podatku od nieruchomości, nawet jeśli korzysta z części mieszkania do celów biznesowych.

Po trzecie: wylicz procent, według którego rozliczysz wydatki dotyczące mieszkania w działalności gospodarczej

Podziel powierzchnię twojego mieszkania, którą wykorzystujesz do prowadzenia firmy przez całą powierzchnię mieszkania.

Przykład:

Pan Adam jest programistą i prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Do pracy wykorzystuje część swojej sypialni o powierzchni 8m². Powierzchnia całego mieszkania to 60 m². W takiej sytuacji Pan Adam może rozliczyć w kosztach 13,33% (8m² / 60m² *100) wydatków związanych z utrzymaniem mieszkania np. czynsz, media.

Oświadczenie o przeznaczeniu części mieszkania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej – wzór

Wzór oświadczenia o wydzieleniu części mieszkania na cele działalności gospodarczej znajdziesz tutaj >>>

Jak rozliczyć koszty użytkowania mieszkania prywatnego pod działalność gospodarczą?

W pierwszej kolejności zastanów się, co w związku z wydzieleniem części mieszkania na rzecz biznesu możesz wliczyć w koszty. Podsuwam różne pomysły, ale wykorzystaj tylko te, które pokrywają się z twoją działalnością.

 Firmowym kosztem może być:

• część odsetkowa raty kredytowej, ale tylko w części przypadającej na wydzieloną powierzchnię
• czynsz za mieszkanie w stosunku do wydzielonej powierzchni
• rachunki za media (woda, gaz, prąd, ścieki, wywóz śmieci)
• remont wydzielonej powierzchni, farby, panele, usługi budowlane – przypadające na wydzieloną powierzchnię
• klimatyzacja montowana w wydzielonej powierzchni
• wyposażenie (lampka, biurko, regał, szafa, stół, krzesła, dywany, obrazy, artykuły dekoracyjne, fotel obrotowy, rośliny doniczkowe)
• ubezpieczenie OC lokalu– proporcjonalnie do wydzielonej powierzchni
• alarm – proporcjonalnie do wydzielonej powierzchni

Zakaz amortyzacji budynków i lokali mieszkalnych

Od 2023 r. zmieniły się przepisy dotyczące rozliczenia amortyzacji budynków i lokali mieszkalnych w kosztach podatkowych. Teraz nie można już uwzględniać odpisów amortyzacyjnych w firmowych kosztach. Ta zmiana dotyczy zarówno osób płacących podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT), jak i spółek (CIT) i została wprowadzona w ramach Polskiego Ładu.

Czym jest amortyzacja? To prawny wyraz zużycia mieszkania. Amortyzacja wydzielonej części mieszkania polegała na tym, że co miesiąc stopniowo zaliczałeś do kosztów część wartości mieszkania.

Przykład:

• Wartość wydzielonej powierzchni: 80.000 zł
• Standardowa stawka amortyzacji lokali mieszkalnych: 1,5%
• Kwota księgowana do firmowych kosztów: 1200 zł rocznie (80.000 zł * 1,5%)

Takie rozwiązanie pomagało obniżyć podatek dochodowy. Po zmianie przepisów od 2023 r. wartość amortyzacji, czyli stopniowo zaliczana do kosztów część mieszkania, nie będzie już uważana za koszt firmy.

Jednak nadal możesz zaliczyć do kosztów wydatki związane z czynszem, opłatami za media i wyposażeniem mieszkania.

O czym musisz pamiętać?

Odsetki raty kredytowej

Odsetki, które chcesz zaliczyć do kosztów, wydzielasz proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej firmowo.

Przykładowo, jeżeli przyjęta proporcja wynosi 13,33%, w kosztach możesz uwzględnić 13,33% zapłaconych odsetek.

Pamiętaj, że nie rozliczasz całej raty kredytu. Jeżeli rata składa się z części kapitałowej i odsetkowej, pod uwagę bierzesz odpowiednio część odsetkową.

Do rozliczenia potrzebny będzie harmonogram rat kredytowych oraz dokument potwierdzający zapłatę.

Rachunki

Rachunki możesz dzielić według przyjętego klucza podziału.

Przykładowo czynsz możesz rozliczać według proporcji powierzchni, a w przypadku wody bardziej odpowiednie może być uwzględnienie liczby osób korzystających z mieszkania.

Nie zawsze jedna proporcja będzie więc odpowiednia dla wszystkich wydatków.

Nie musisz mieć faktury wystawionej na firmę przy każdym rachunku dotyczącym mieszkania. Ważne jest przede wszystkim odpowiednie udokumentowanie wydatku i możliwość wykazania jego związku z działalnością.

Remonty

Jeżeli remont dotyczy wydzielonej powierzchni wykorzystywanej na działalność, wydatek może stanowić koszt firmy, jeżeli spełnia ogólne warunki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.

Przy takich wydatkach najlepiej posiadać dokumenty potwierdzające zakup materiałów lub wykonanie usługi.

Jeżeli remont obejmuje całe mieszkanie, trzeba odpowiednio ustalić część wydatku przypadającą na działalność.

Sprzedaż mieszkania a podatek

Co się stanie, jeżeli sprzedasz lokal mieszkalny, którego część była wykorzystywana do celów firmowych?

Jeżeli sprzedaż mieszkania nie następuje w ramach działalności gospodarczej, zastosowanie mają zasady dotyczące odpłatnego zbycia nieruchomości.

Jeżeli sprzedaż nastąpi przed upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym mieszkanie zostało nabyte lub wybudowane, sprzedaż może podlegać opodatkowaniu PIT. Jeżeli sprzedaż nastąpi po upływie tego terminu, co do zasady nie zapłacisz podatku z tego tytułu.

Przykładowo, jeżeli kupiłeś mieszkanie w 2022 r., 5-letni termin liczysz od końca 2022 r. Sprzedaż od 1 stycznia 2028 r. będzie więc co do zasady dokonana po upływie tego terminu.

Jeżeli sprzedaż nastąpi wcześniej, możesz w określonych sytuacjach skorzystać z ulgi mieszkaniowej. Przychód ze sprzedaży trzeba wówczas przeznaczyć na własne cele mieszkaniowe w ustawowym terminie. Obecnie jest to 3 lata, licząc od końca roku podatkowego, w którym nastąpiła sprzedaż.

Podsumowanie

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, możesz wydzielić jego część na potrzeby firmy i rozliczać część wydatków związanych z jego utrzymaniem. Najważniejsze jest, aby wydzielona powierzchnia faktycznie była wykorzystywana do działalności, a przyjęta proporcja odpowiadała rzeczywistemu sposobowi korzystania z mieszkania.

Pamiętaj też, że nie każdy wydatek związany z mieszkaniem możesz rozliczyć według tej samej proporcji. Czynsz, media, odsetki od kredytu czy wydatki na remont i wyposażenie wymagają osobnej oceny. Od 2023 r. nie możesz natomiast amortyzować lokalu mieszkalnego wykorzystywanego w działalności.

Samo prowadzenie firmy w domu nie oznacza więc, że cały czynsz czy wszystkie rachunki stają się firmowym kosztem. Rozliczasz tę część wydatków, która ma rzeczywisty związek z prowadzoną działalnością i którą potrafisz odpowiednio uzasadnić oraz udokumentować.

Potrzebujesz księgowej? Skontaktuj się ze mną! czat biuro@solidnaksiegowa.com tel. 535 511 911 www.solidnaksiegowa.com

Monika Salawa Księgowa i właścicielka biura rachunkowego, które świadczy usługi online dla klientów z całej Polski. Od ponad 10 lat pomaga przedsiębiorcom z branży IT w rozliczeniach podatkowych. Jej głównym celem jest maksymalne ułatwienie procesu rozliczeń, redukcja formalności oraz zapewnienie klientom komfortu i bezpieczeństwa w dynamicznym świecie podatkowym. Sama aktywnie wykorzystuje rozwiązania informatyczne, wprowadzając nowoczesne technologie i automatyzację do obsługi klientów