Ryczałt dla programisty – jakie podatki, składki i zasady obowiązują w 2025 roku?

Adam, specjalista IT z kilkuletnim doświadczeniem, podobnie jak wielu innych programistów, nigdy nie interesował się szczegółowo podatkami. Każdego miesiąca z niecierpliwością czekał na przelew wynagrodzenia i zakładał, że „system” wszystko załatwia za niego. Sytuacja zmieniła się pewnego lipca, gdy kwota przelewu była znacznie niższa niż zwykle. Zaskoczony Adam szybko dowiedział się, że przekroczył drugi próg podatkowy i jego dochody zostały objęte 32-procentową stawką PIT. To doświadczenie skłoniło go do refleksji: czy przy takiej wysokości zarobków nie lepiej byłoby przejść na działalność gospodarczą? A jeśli tak – czy ryczałt byłby najkorzystniejszym rozwiązaniem?

W dzisiejszym artykule rozwieję wątpliwości wielu programistów, zwłaszcza tych, którzy zastanawiają się nad założeniem jednoosobowej działalności gospodarczej. Skupię się na zagadnieniach związanych z ryczałtem dla programisty, czyli opodatkowaniu w tej uproszczonej formie.

• Jaki podatek i składki ZUS trzeba będzie uregulować?
• Jakie koszty wiążą się z prowadzeniem firmy?
• Co z rejestracją do VAT?

Zapraszam do lektury – krok po kroku wyjaśnię, jakie podatki zapłacisz będąc na ryczałcie i na co szczególnie warto zwrócić uwagę przy zakładaniu jednoosobowej działalności gospodarczej.

Co to jest ryczałt?

Jeśli miałeś okazję pracować na podstawie umowy o pracę, zapewne wiesz, że od swojego wynagrodzenia musiałeś zapłacić podatek dochodowy (PIT). Był on naliczany według skali podatkowej, czyli:

• 0% PIT dla dochodu do 30.000 zł
• 12% PIT dla dochodu do 120.000 zł
• 32% PIT dla dochodu powyżej 120.000 zł

Teraz planujesz założyć  jednoosobową działalność gospodarczą i w przeciwieństwie do pracy na etacie, masz do wyboru więcej form opodatkowania. Możesz wybrać znaną Ci już skalę podatkową, ale także podatek liniowy z jednolitą stawką 19% podatku od dochodu, lub ryczałt ze stawką podatku 12% od przychodu dla programistów.

Jak wygląda opodatkowanie ryczałtem w praktyce?

Wykonujesz usługi programistyczne dla swojego kontrahenta i na koniec miesiąca wystawiasz za te usługi fakturę VAT. Kwota netto z faktury to twój przychód. Teraz ten przychód możesz pomniejszyć o zapłaconą składkę społeczną i 50% zapłaconej składki zdrowotnej, a od kwoty jaką otrzymasz płacisz podatek według 12% stawki ryczałtu.

Uwaga! Od przychodu nie możesz odliczyć kosztów związanych z prowadzeniem firmy.

Kwotę podatku, jaką otrzymałeś wpłacasz do urzędu skarbowego na swój mikrorachunek podatkowy. Rodzaj identyfikatora podatku to: PPE.

Termin wpłaty mija 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni np. 20 lipca za usługi z czerwca. Jeśli natomiast wolisz wykonywać cztery przelewy na PIT w skali roku, zamiast dwunastu, również jest to możliwe. Podatek dochodowy możesz opłacać w sposób kwartalny.

Na koniec roku składasz zeznanie roczne PIT-28. Zeznanie składasz między 15 lutego a 30 kwietnia, zawsze za rok poprzedni np. do 30.04.2025 r. za 2024 r.

Poza podatkiem dochodowym z działalności będziesz płacił jeszcze składki ZUS oraz VAT, ale na ten temat szczegółowo poniżej…

Jakie podatki płaci programista na ryczałcie?

Pod koniec tego rozdziału znajdziesz ulotkę, która w sposób graficzny przedstawia podział podatków na działalności gospodarczej opodatkowanej ryczałtem.

Podatek dochodowy (PIT)

Podatek dochodowy w formie ryczałtu opłacasz od przychodu z działalności gospodarczej, pomniejszonego o zapłaconą składkę na ubezpieczenie społeczne i 50% zapłaconej składki zdrowotnej.

Stawka podatku dla programistów na ryczałcie to zazwyczaj 12%.

Niektóre osoby z branży IT mogą korzystać z innych stawek ryczałtu np. 

• stawki 8,5% np. tester oprogramowania (manualny);
• stawki 14% np. grafik komputerowy
• stawki 15% np. osoba zajmująca się doradztwem związanym z zarządzaniem

Więcej na temat stawek ryczałtu dla branży IT oraz wydanych indywidualnych interpretacji podatkowych, możesz przeczytać również w tym artykule: Ryczałt 8,5% w IT. Kto może korzystać z 8,5% stawki ryczałtu?

Składki ZUS

W zależności od indywidualnej sytuacji programisty, może on dokonać wyboru spośród 4 dostępnych opcji:

“Ulga na start”

Przez pierwsze 6 pełnych miesięcy prowadzenia działalności programista płaci wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne. 

Jeśli założy firmę innego dnia niż pierwszy dzień miesiąca, np. drugiego, składkę zdrowotną będzie płacił przez 7 miesięcy, co daje jeden dodatkowy miesiąc ulgi. 

Składka zdrowotna jest zależna od rocznego przychodu z działalności i wynosi odpowiednio: 

• do 60 000 zł – składka 419,46 zł / m-c;
• do 300 000 zł – składka 699,11 zł/m-c;
• powyżej 300 000 zł – składka 1258,39 zł/m-c;

Ulga na start nie przysługuje programistom współpracującym w ramach działalności z byłym pracodawcą, jeśli w takim samym zakresie pracowali dla niego na podstawie umowy o pracę (w roku założenia działalności, lub w roku poprzednim).

ZUS preferencyjny

Po zakończeniu “ulgi na start” programista może skorzystać z preferencyjnego ZUS, który obejmuje dotychczasowe ubezpieczenie zdrowotne oraz dodatkowo ubezpieczenie społeczne:

• składka zdrowotna (419,46 zł / 699,11 zł / 1.258,39 zł)
• składka społeczna (408,16 zł/m-c z ubezpieczeniem chorobowym, lub 376,55 zł/m-c bez ubezpieczenia chorobowego).

Jeśli nie płacisz ubezpieczenia chorobowego, nie będziesz również miał prawa do zasiłku chorobowego wypłacanego przez ZUS w razie L4. 

Z preferencyjnego ZUS można korzystać przez 24 miesiące, pod warunkiem, że nie współpracujesz ze swoim byłym pracodawcą w takim samym zakresie, jak na podstawie umowy o pracę.

Duży ZUS

Po zakończeniu “ulgi na start” i “ZUS preferencyjnego” przechodzisz na “duży ZUS”, który obejmuje pełne składki:

• składka zdrowotna (419,46 zł / 699,11 zł / 1.258,39 zł)
• składka społeczna i FP (1.600,32 zł/m-c z ubezpieczeniem chorobowym, lub 1.485,31 zł/m-c bez ubezpieczenia chorobowego).

Jeśli nie płacisz ubezpieczenia chorobowego, nie będziesz również miał prawa do zasiłku chorobowego wypłacanego przez ZUS w razie L4. 

Mały ZUS Plus

Jest to opcja dostępna dla programistów o niskich przychodach z działalności gospodarczej (przychód poniżej 120.000 zł w poprzednim roku) i spełniających dodatkowe warunki, takie jak:

• brak świadczenia usług dla byłego, lub obecnego pracodawcy
• brak innej pozarolniczej działalności np. jako wspólnik spółki jawnej, komandytowej, partnerskiej albo jednoosobowej spółki z o.o.,

W przypadku “małego ZUS plus” składki wynoszą:

• składka zdrowotna (419,46 zł / 699,11 zł / 1.258,39 zł)
• składka społeczna – uzależniona od przychodu z działalności (w przedziale od 376,55 zł/m-c do 1.600,32 zł/m-c).

Podatek VAT

Niektórzy programiści muszą być podatnikami VAT. 

Dotyczy to przede wszystkim tych osób, które świadczą usługi doradcze związane z oprogramowaniem – muszą oni być na VAT od pierwszej operacji, bez możliwości korzystania ze zwolnień. 

Programiści przekraczający roczny przychód 200.000 zł również muszą być VAT-owcami.

Jeśli jednak powyższe sytuacje Ciebie nie dotyczą:

• nie świadczysz usług/nie sprzedajesz produktów obowiązkowo objętych VAT,
• a Twój przychód z działalności nie przekracza 200.000 zł rocznie,

możesz korzystać ze zwolnienia z VAT. 

W praktyce jednak większość kontrahentów wymaga, aby programista był podatnikiem VAT. Współpraca z firmami będącymi czynnymi podatnikami VAT jest korzystna dla obu stron, ponieważ VAT od faktur można odliczać, co czyni go tak naprawdę neutralnym dla przedsiębiorców. A programiście pozwala na odliczenie VAT od firmowych kosztów.

Przykład

Więcej o tym, czy programista powinien być VAT-owcem, pisałam w tym artykule: Programista a VAT. Co wybrać – być, czy nie być VAT-owcem?

Możesz również pobrać ulotkę, w której graficznie przedstawiłam trzy rodzaje podatków i składek, jakie płaci programista prowadzący działalność gospodarczą na ryczałcie:

Kiedy programista nie może korzystać z opodatkowania w formie ryczałtu?

W tym miejscu zebrałam 4 sytuacje w których programista nie mógłby korzystać z ryczałtu jako formy opodatkowania. Niektóre sytuacje są częstsze, inne raczej się nie zdarzają. Warto, żebyś się z nimi zapoznał.

Programista nie może wybrać opodatkowania w formie ryczałtu, gdy:

1. Współpracuje z byłym lub obecnym pracodawcą

Jednym z wymogów, aby korzystać z ryczałtu, jest to, że przed rozpoczęciem prowadzenia działalności w danym roku, a także w roku poprzednim, programista nie pracował na etacie wykonując te same czynności, które będzie świadczyć w ramach swojej działalności gospodarczej.

2. W poprzednim roku jego przychód przekroczył kwotę 2 000 000 euro (9 218 200 zł).

3. Poza usługami programistycznymi w ramach działalności chce prowadzić również:

• sprzedaż części i akcesoriów do pojazdów mechanicznych;
• działalność w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych;
• aptekę
• działalność związaną z wytwarzaniem wyrobów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii

4. W danym roku zmienia działalność:

• z działalności wykonywanej samodzielnie na działalność prowadzoną w formie spółki z małżonkiem (lub)
• z działalności wykonywanej w formie spółki małżonków na działalność prowadzoną samodzielnie przez jednego lub każdego z małżonków (lub)
• z działalności prowadzonej samodzielnie przez jednego małżonka na działalność prowadzoną samodzielnie przez drugiego małżonka

– jeżeli małżonek lub małżonkowie przed zmianą opłacali z tytułu prowadzenia tej działalności podatek dochodowy na ogólnych zasadach.

Najczęstsze pytania o ryczałt dla programisty

Czy programista może korzystać z ryczałtu?

Tak, programista może wybrać ryczałt ewidencjonowany jako formę opodatkowania.

Jaka stawka ryczałtu dotyczy programisty?

Usługi związane z oprogramowaniem, czyli usługi programistyczne korzystają z 12% stawki podatku na ryczałcie.

Pamiętaj jednak, że mogą pojawić się u ciebie inne przychody, które będziesz musiał opodatkować według innej stawki ryczałtu np.

• stawka 3% ryczałtu dla przychodu z bezpłatnie otrzymanego pakietu medycznego, karty sportowej, dodatnich odsetek na rachunku bankowym,
• stawka 15% ryczałtu od prowizji za polecenie pracownika,

Szerzej na ten temat pisałam tutaj: Jaką stawką ryczałtu opodatkować pozostałe przychody z działalności gospodarczej?

Stawka ryczałtu 8,5% IT – kto może z niej korzystać?

Niektóre osoby z branży IT mogą korzystać z obniżonej do 8,5% stawki ryczałtu. Dotyczy to prac niezwiązanych z tworzeniem i rozwojem oprogramowania, czy doradztwem w zakresie oprogramowania.

Stawka ryczałtu nie jest dostosowana do nazwy stanowiska pracy np. project manager, product owner, scrum master, analityk biznesowy, ale do zakresu wykonywanych prac na tym stanowisku.

Jeśli chcesz upewnić się co do właściwej stawki ryczałtu zapytaj GUS o numer PKWiU twojej działalności gospodarczej oraz Krajową Informację Skarbową a potwierdzenie stawki ryczałtu. Jeśli nie chcesz podejmować takich działań samodzielnie, skontaktuj się z moim biurem. Wspólnie z naszym prawnikiem przygotujemy dla Ciebie wniosek o indywidualną interpretację podatkową, która potwierdzi Twoją stawkę podatku i zabezpieczy rozliczenia podatkowe na wypadek kontroli urzędu skarbowego. Napisz wiadomość przez formularz kontaktowy.

Co wybrać jako programista: ryczałt, czy VAT?

Korzystanie z ryczałtu nie pozbawia prawa do odliczenia VAT z faktur związanych z prowadzeniem twojej działalności gospodarczej.

Możesz być na ryczałcie (i nie rozliczać kosztów uzyskania przychodu) oraz jednocześnie korzystać z odliczenia samego VAT z tych faktur.

Więcej na ten temat pisałam tutaj: Łączenie ryczałtu i VAT – to możliwe i opłacalne!

Jak wybrać ryczałt jako formę opodatkowania?

Wystarczy, że zgłosisz aktualizację formularza CEIDG-1 na stronie biznes.gov.pl.

Zmianę formy opodatkowania na ryczałt musisz zgłosić do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnąłeś pierwszy w roku podatkowym przychód, albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód miał miejsce w grudniu (np. na 2025 r. zgłoś zmianę do 20.02.2025 r.).

Jeśli zakładasz jednoosobową działalność gospodarczą wybierz ryczałt już na etapie składania wniosków rejestracyjnych do CEIDG.

Czy na ryczałcie można korzystać z ulgi IP Box?

I tak i nie…

Ulga IP Box przeznaczona jest dla osób opodatkowanych według skali podatkowej i podatkiem liniowym.

Jednak możesz skorzystać z ulgi IP Box w ramach korekty do 5 lat wstecz, jeśli dzisiaj jesteś opodatkowany ryczałtem, ale w poprzednich latach rozliczałeś się na skali podatkowej, lub podatkiem liniowym.

Czy na ryczałcie można korzystać z ulg podatkowych?

Tak, istnieją ulgi podatkowe z których można korzystać na ryczałcie:

1. Ulga na Internet
2. Ulga na IKZE
3. Ulga termomodernizacyjna
4. Ulga rehabilitacyjna dla osób ze stopniem niepełnosprawności
5. Ulga na krew i osocze dla honorowych krwiodawców
6. Ulga w przypadku darowizn na OPP i kult religijny
7. Ulga w przypadku darowizn dla placówek oświatowych i na cele edukacji zawodowej
8. Ulga abolicyjna
9. Ulga odsetkowa (tylko kontynuacja)
10. Ulga „na powrót”
11. Ulga dla rodziny 4+
12. Ulga dla pracującego seniora

Więcej na ten temat znajdziesz w osobnym wpisie: Ulgi podatkowe dla programisty. Z jakich ulg skorzystasz na ryczałcie ewidencjonowanym?

Czy ryczałtowiec może rozliczyć się wspólnie z małżonkiem?

Nie. Jeśli wybrałeś ryczałt jako formę opodatkowania, nie możesz rozliczyć się wspólnie z małżonkiem.

Ze wspólnego rozliczenia nie możesz skorzystać również, jeśli poza działalnością na ryczałcie, miałeś umowę o pracę, zlecenie lub dzieło. Te dochody “etatowe” musisz już rozliczyć indywidualnie.

Ryczałt a współpraca z byłym pracodawcą

Jeśli w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej świadczysz usługi dla swojego byłego/obecnego pracodawcy (w tym samym zakresie), nie możesz wybrać ryczałtu jako formy opodatkowania.

Karencja obowiązuje Ciebie przez 2 lata: w roku w którym zrezygnowałeś z etatu i rozpocząłeś pracę dla tej samej firmy na kontrakcie B2B oraz w roku kolejnym.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj >>>

Czy na ryczałcie można odliczać koszty?

Nie. Ryczałt to specyficzna forma opodatkowania, w której podatek płaci się od przychodu, a nie dochodu (czyli przychodu pomniejszonego o koszty).

Ryczałt nie pozwala na odliczanie od przychodu poniesionych kosztów prowadzenia działalności. Podatek zapłacisz więc od przychodu, bez pomniejszania go o poniesione koszty. Jeśli ponosisz znaczne koszty działalności, warto przemyśleć, czy ryczałt jest dla Ciebie najkorzystniejszą formą opodatkowania.

Czy na ryczałcie można coś odliczyć?

Oczywiście! Możesz od przychodu odjąć zapłacone składki społeczne oraz 50% zapłaconej składki zdrowotnej. Dzięki temu zmniejszy się kwota przychodu, od której płacisz podatek.

Czy na ryczałcie można wziąć samochód w leasing?

Tak, jako programista na ryczałcie możesz wziąć samochód w leasing. Jednak raty leasingowe nie mogą być odliczane od przychodu (brak kosztów).

Natomiast w przypadku, gdy jesteś płatnikiem VAT na ryczałcie, masz możliwość odliczenia 50% VAT od leasingu samochodu osobowego tj. od:

• pierwszej opłaty wstępnej,
• kolejnych rat leasingowych,
• innych wydatków związanych z samochodem np. paliwo, opony, przegląd serwisowy.

Czy na ryczałcie jest kwota wolna od podatku?

Nie. Niestety na ryczałcie nie ma kwoty wolnej od podatku. Podatek jest naliczany od całego przychodu, bez pomniejszania o jakiekolwiek kwoty wolne.

Jednak jeśli poza działalnością gospodarczą na ryczałcie posiadasz inne dochody np. z umowy o pracę, czy zlecenia, to będziesz mógł skorzystać z kwoty wolnej 30.000 zł od tych dochodów.

Czy na ryczałcie trzeba zbierać faktury kosztowe?

Wiemy już, że na ryczałcie nie można odliczyć kosztów od przychodu. Jednak, czy oznacza to, że nie musimy zbierać faktur kosztowych? Tak, powinieneś przechowywać faktury kosztowe. Powodów jest kilka:

1. Jeśli jesteś VAT-ocem na ryczałcie to faktury będą ci potrzebne, aby udokumentować prawo do odliczenia VAT z tych faktur.
2. Ustawa o ryczałcie zobowiązuje Cię do przechowywania dokumentów potwierdzających zakup towarów.
3. Możesz zareklamować zakupione produkty, jeśli posiadasz dowód zakupu, a także udowodnić, że zostały nabyte z legalnych źródeł.

Czy na ryczałcie można odliczać VAT?

Tak, jeśli jesteś zarejestrowany do VAT.

Jeśli jesteś płatnikiem VAT, możesz odliczać podatek VAT od zakupów związanych z prowadzoną działalnością np. zakup komputera, laptopa, słuchawek, materiałów biurowych, paliwa, leasingu samochodu itd.

Ryczałt nie wyklucza możliwości bycia VAT-owcem.

Czy na ryczałcie można odliczyć ulgę na dzieci?

Nie. Nie można odliczyć ulgi na dzieci w zeznaniu rocznym PIT-28.

Możesz jednak odliczyć ulgę na dzieci od innych dochodów np. z umowy o pracę (jeśli taką posiadasz). Z ulgi na dzieci może skorzystać również Twój małżonek w swoim zeznaniu rocznym PIT-36, lub PIT-37.

Czy można być na ryczałcie i na umowie o pracę?

Tak. Możesz jednocześnie prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą na ryczałcie i pracować na podstawie umowy o pracę. W takiej sytuacji złożysz dwa zeznania roczne PIT na koniec roku: PIT-28 i PIT-37.

Podsumowanie

Historia Adama ze wstępu pokazuje, że nieznajomość zasad opodatkowania może kosztować więcej, niż się wydaje. Wybór ryczałtu to sposób na uproszczenie rozliczeń i przewidywalność podatków, ale warto upewnić się, czy ta forma jest naprawdę korzystna w Twojej sytuacji.

Planujesz założyć jednoosobową działalność gospodarczą? Nie bądź jak Adam! Jeżeli nie wiesz od czego zacząć i jakie powinny być Twoje kolejne kroki, wyślij do mnie wiadomość. biuro@solidnaksiegowa.com www.solidnaksiegowa.com

Monika Salawa Księgowa i właścicielka biura rachunkowego, które świadczy usługi online dla klientów z całej Polski. Od ponad 10 lat pomaga przedsiębiorcom z branży IT w rozliczeniach podatkowych. Jej głównym celem jest maksymalne ułatwienie procesu rozliczeń, redukcja formalności oraz zapewnienie klientom komfortu i bezpieczeństwa w dynamicznym świecie podatkowym. Dodatkowo, dzieli się swoją wiedzą w mediach społecznościowych, gdzie obserwuje ją ponad 180 000 osób, dostarczając wartościowych informacji z zakresu księgowości i podatków.