W branży IT problem opóźnionych płatności pojawia się częściej, niż mogłoby się wydawać. Klienci zwlekają z regulowaniem należności za wykonane projekty, licencje czy usługi abonamentowe, a przedsiębiorca – mimo braku zapłaty – musi oddać do urzędu skarbowego VAT i rozliczyć przychód w PIT lub CIT. Rozwiązaniem tej sytuacji jest ulga na złe długi, która pozwala odzyskać zapłacony podatek od faktur nieuregulowanych przez kontrahenta.
To narzędzie przydatne nie tylko dla dużych software house’ów, ale także dla freelancerów, firm tworzących aplikacje, systemy ERP, strony internetowe czy świadczących usługi administracyjne i programistyczne.
Spis treści
Czym jest ulga na złe długi w działalności IT?
Ulga na złe długi umożliwia przedsiębiorcy skorygowanie wcześniej zapłaconego podatku, jeśli od wystawionej faktury minęło 90 dni, a klient nadal nie opłacił należności. Mechanizm dotyczy zarówno:
- VAT – korekta podatku należnego i podstawy opodatkowania,
- PIT i CIT – zmniejszenie przychodu o wartość nieściągalnej wierzytelności.
W praktyce oznacza to, że firma IT nie musi finansować podatku z własnej kieszeni, jeśli faktycznie nie otrzymała zapłaty.
Przejdźmy teraz do warunków, które muszą zostać spełnione, aby przedsiębiorca mógł z ulgi skorzystać.
Warunki skorzystania z ulgi na złe długi
Aby odzyskać VAT lub podatek dochodowy od niezapłaconej faktury, muszą zostać spełnione łącznie następujące kryteria.
90 dni od terminu płatności
Należność musi pozostawać nieuregulowana przez co najmniej 90 dni od dnia wskazanego na fakturze lub w umowie. Dopiero po tym czasie przedsiębiorca może dokonać korekty.
Ograniczenia czasowe
Ustawodawca przewidział maksymalny okres, w którym można zastosować ulgę:
- w CIT i PIT – nie może upłynąć więcej niż 2 lata od końca roku, w którym wystawiono fakturę,
- w VAT – limit wynosi 3 lata, licząc od końca roku, w którym wystawiono dokument.
To szczególnie ważne w branży IT, gdzie współprace bywają długotrwałe, a windykacja często przeciąga się miesiącami.
Status podatnika VAT
Na dzień składania korekty wierzyciel musi być czynnym podatnikiem VAT. Dotyczy to jednak wyłącznie korekty VAT – w PIT/CIT status VAT-owca nie jest wymagany.
Transakcja między podatnikami VAT
Ulga dotyczy tylko transakcji B2B, czyli sytuacji, gdy usługa została wykonana na rzecz innego krajowego podatnika VAT.
Dobrowolna korekta rozliczeń
Wierzyciel ma prawo, ale nie obowiązek, dokonać korekty:
- podstawy opodatkowania i podatku należnego w VAT,
- podstawy opodatkowania w PIT lub CIT.
W praktyce ulga najczęściej stosowana jest właśnie z własnej inicjatywy przedsiębiorcy.
Jak odzyskać podatek VAT od niezapłaconych faktur w firmie IT?
Procedura odzyskania VAT jest stosunkowo prosta, pod warunkiem dochowania terminów i przygotowania odpowiedniej dokumentacji. Najpierw musisz upewnić się, że od terminu płatności minęło co najmniej 90 dni – dopiero po tym czasie możesz zastosować ulgę. Korektę wykazuje się w deklaracji VAT za okres, w którym upłynął 90. dzień opóźnienia.
Przykład:
- termin płatności: 15 maja,
- 90. dzień wypada: 13 sierpnia,
- korekta – w deklaracji VAT za sierpień.
W deklaracji obniżasz podstawę opodatkowania oraz VAT należny.
Choć przepisy nie nakładają obowiązku dołączania dodatkowych załączników, warto posiadać dokumenty potwierdzające brak płatności: korespondencję, wezwania do zapłaty, potwierdzenia z systemu bankowego. To ułatwia wykazanie zasadności korekty w razie kontroli.
Jeżeli natomiast klient ureguluje należność już po dokonaniu korekty, konieczne będzie ponowne zwiększenie podatku należnego – w deklaracji za okres, w którym środki faktycznie wpłynęły.
| Szukasz księgowej, która pomoże Ci założyć firmę i zajmie się jej księgowością? Napisz do mnie przez formularz kontaktowy. W ciągu 24h (pn-pt, 8-16) skontaktuje się z Tobą moja konsultantka, aby potwierdzić, jak możemy Ci pomóc i przedstawić wycenę księgowości. Rozmowa jest niezobowiązująca i bezpłatna. |
Ulga na złe długi dla branży IT
Ulga działa tu podobnie jak w VAT, ale mechanizm dotyczy przychodu podatkowego.
Jeśli faktura pozostaje niezapłacona przez 90 dni, przedsiębiorca może:
- zmniejszyć przychód (wierzyciel),
- a dłużnik musi zwiększyć dochód, jeśli zaliczył wydatek do kosztów.
W branży IT takie korekty są istotne, ponieważ wiele firm pracuje na wysokich stawkach, a brak zapłaty za jeden projekt może znacząco zaburzyć wynik finansowy.
Przykład zastosowania ulgi
Załóżmy, że wystawiasz fakturę za stworzenie modułu oprogramowania na kwotę 15 000 zł netto + 23% VAT. Klient – mimo Twoich wezwań – nadal nie płaci. Mija 90 dni i masz prawo wprowadzić korektę.
W takiej sytuacji możesz:
- odzyskać 3 450 zł VAT poprzez korektę deklaracji,
- zdjąć z przychodu 15 000 zł w ramach korekty PIT/CIT.
Dzięki temu odzyskujesz część środków, które – bez tej ulgi – musiałbyś pokryć z własnej kieszeni. To realne odciążenie, które poprawia płynność finansową Twojej firmy.
Ulga na złe długi w działalności IT – dlaczego warto?
Branża IT opiera się na projektach, sprintach, usługach abonamentowych i rozliczeniach godzinowych. Nieregulowanie należności przez klientów – zwłaszcza przy większych projektach – szybko odbija się na płynności finansowej. Ulga na złe długi:
- pozwala ograniczyć negatywne skutki opóźnień płatniczych,
- zapobiega sytuacjom, w których przedsiębiorca płaci podatki od kwot, których faktycznie nie otrzymał,
- wspiera cash flow firmy,
- jest w pełni dostępna również dla jednoosobowych działalności IT oraz freelancerów.
Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorca unika finansowania podatku z własnych środków, co w praktyce oznacza realne oszczędności i większą stabilność budżetu.
Podsumowanie
Ulga na złe długi to jedno z najskuteczniejszych rozwiązań, które pozwala odzyskać zapłacony podatek od faktur niezapłaconych przez kontrahentów. Jeśli działasz w branży IT, masz do czynienia z projektami o różnej wartości i często długimi terminami realizacji – skorzystanie z ulgi może znacząco poprawić sytuację finansową Twojej firmy. Jeżeli chcesz sprawdzić, czy możesz zastosować ulgę w swojej działalności, albo potrzebujesz wsparcia przy korektach – zapraszam do kontaktu z moim biurem rachunkowym.
 | Szukasz księgowej, która pomoże Ci założyć firmę i zajmie się jej księgowością? Skontaktuj się ze mną! |
| Monika Salawa Księgowa i właścicielka biura rachunkowego, które świadczy usługi online dla klientów z całej Polski. Od ponad 10 lat pomaga przedsiębiorcom z branży IT w rozliczeniach podatkowych. Jej głównym celem jest maksymalne ułatwienie procesu rozliczeń, redukcja formalności oraz zapewnienie klientom komfortu i bezpieczeństwa w dynamicznym świecie podatkowym. Dodatkowo, dzieli się swoją wiedzą w mediach społecznościowych, gdzie obserwuje ją ponad 180 000 osób, dostarczając wartościowych informacji z zakresu księgowości i podatków. | |
