Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. Drukowanie dokumentów księgowych czy jest obowiązkowe?

Jako przedsiębiorca zapewne wiesz, że już od dość długiego czasu możesz przechowywać praktycznie całą dokumentację taką jak KPiR czy faktury jedynie w formie elektronicznej.

Nawet, jeśli otrzymasz fakturę w klasycznej wersji papierowej, możesz ją zeskanować (zrobić zdjęcie) – i będzie ona tak samo ważna jak oryginał.

W poniższym wpisie skupię się szerzej na omówieniu zagadnienia dotyczącego drukowania dokumentów księgowych – czy w związku z powyższymi informacjami jest to konieczne, a jeśli tak – to kiedy?

Wiedza w pigułce – jak przechowywać dokumenty księgowe w firmie?

Około 2016 r. zaczęła się transformacja w polskich urzędach skarbowych oraz całej administracji państwowej. Mogłabym nazwać ten proces galopującą cyfryzacją. Ministerstwo Finansów zaczęło udostępniać usługi dla podatników w formie online, a urzędnicy powoli odchodzić od papieru. W ślad za tym trendem ruszyły przepisy.

Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje dotyczące przechowywania dokumentów księgowych w formie elektronicznej:

1. Jakie jest podejście organów podatkowych do tego tematu?

Jeśli zeskanujesz faktury w formie papierowej, a następnie zapiszesz je na serwerach w formie cyfrowej i zniszczysz ich papierowe egzemplarze, nadal masz prawo rozliczyć je w kosztach i odliczyć VAT.

Potwierdził to wielokrotnie Dyrektor Krajowej Informacji skarbowej, również w najnowszych interpretacjach indywidualnych, np. tutaj:

• • Interpretacja indywidualna z 05.05.2022 r. (sygn. 113-KDIPT1-2.4012.99.2022.2.AJB) >>>
  • Interpretacja indywidualna z 07.02.2022 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.637.2021.2.MAZ) >>>
  • Interpretacja indywidualna z 27.08.2021 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.409.2021.2.KF) >>>
  • Interpretacja indywidualna z 19.11.2020 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.544.2020.3.JG) >>>
  • Interpretacja indywidualna z 12.05.2020 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG) >>>

Jest to dobra wiadomość dla tych programistów, którym zdarza się zniszczyć lub zgubić papierową fakturę. Wystarczy, że zaraz po otrzymaniu faktury kosztowej, zrobisz jej zdjęcie telefonem i zamieścisz na panelu online Solidnej Księgowej.

2. Zmiany w przepisach

• Rozporządzenie w sprawie KPIR: dnia 8 kwietnia 2016 roku został uchylony przepis, który nakładał obowiązek drukowania KPiR (jeżeli prowadzona jest ona w sposób elektroniczny, a program zapewnia jej drukowanie według wzoru określonego w załączniku nr 1 do Rozporządzenia)
• Ustawa o VAT: zasady dotyczące sposobu przechowywania faktur w firmie określa również art. 112a ustawy o VAT. Zgodnie z nim, faktury można przechowywać elektronicznie zapewniając autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury;
• Zmiany w przepisach od 2023 r.: od roku 2023 najpewniej wszystkie faktury będą elektroniczne – obowiązkowy ma się stać bowiem Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF.

Powyższe przykłady potwierdzają, że zarówno faktury, jak i dokumentacja w postaci KPIR może być przechowywana wyłącznie elektronicznie.

W jaki sposób przechowujesz swoją dokumentację podatkową? Papierowo, czy elektronicznie? Daj znać w komentarzu poniżej.

Potrzebujesz księgowej? Skontaktuj się ze mną! tel. 535 511 911 biuro@solidnaksiegowa.com www.solidnaksiegowa.com