Dzisiaj porozmawiamy o tym, jak zmienić księgowego. Czy w ogóle można to zrobić? Jaki jest najlepszy moment na zmianę księgowej? Jakie dokumenty będą potrzebne od poprzedniego biura? Co przekazać nowej księgowej? I czy trzeba zgłaszać taką zmianę gdzieś oficjalnie?
Najczęściej zmieniamy biuro rachunkowe, gdy coś nam nie pasuje we współpracy z obecnym księgowym. Na przykład, relacje z księgową się nie układają, biuro nie spełnia naszych oczekiwań, albo praca nie wygląda tak, jak była przedstawiona na początku. Wtedy podejmujemy decyzję o przeniesieniu naszych dokumentów do innego biura, i tak, jest to możliwe.
W tym artykule dowiesz się:
- Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe.
- Jakie dokumenty będą potrzebne z poprzedniego biura.
- Co przekazać nowej księgowej.
- Czy i gdzie zgłosić zmianę biura rachunkowego.
Zmiana biura rachunkowego może być łatwiejsza, niż myślisz.
1. Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?
Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy można zmienić księgowego w trakcie roku podatkowego. Tak, jest to możliwe.
Nie ma tu żadnych ograniczeń, więc w jednym miesiącu może obsługiwać Cię jedno biuro rachunkowe, a już w kolejnym miesiącu – inne. Zmiana księgowego w trakcie roku nie stanowi żadnego problemu.
2. Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?
W przypadku mniejszych działalności gospodarczych i małych spółek z o.o. zmiana biura rachunkowego z miesiąca na miesiąc nie stanowi problemu.
Natomiast sytuacja wygląda inaczej w przypadku dużych spółek i firm z wieloma operacjami i transakcjami, które zatrudniają pracowników. W takich przypadkach warto rozważyć zakończenie roku podatkowego z obecnym biurem rachunkowym i przeniesienie księgowości na początku kolejnego roku.
Dzięki temu obecne biuro zamknie rok, złoży sprawozdania finansowe i rozliczenia roczne, a nowa księgowość zajmie się dokumentami od nowego roku. Dla większych firm takie rozwiązanie jest zazwyczaj bardziej optymalne.
3. Jak zrezygnować z biura rachunkowego?
Jeśli chcesz zrezygnować ze swojego obecnego biura rachunkowego, musisz sięgnąć do umowy, która Cię z nim łączy, i sprawdzić, jaki obowiązuje Cię okres wypowiedzenia.
Okresy wypowiedzenia mogą być różne, w zależności od umowy, którą podpisałeś. Standardowo wynoszą one od jednego do trzech miesięcy.
Możesz również próbować porozumieć się z obecnym biurem rachunkowym i rozwiązać umowę za porozumieniem stron, na przykład z końcem bieżącego miesiąca, choć nie masz gwarancji, że właściciel biura zgodzi się na takie rozwiązanie. Możliwe jest, że będziesz musiał poczekać do końca okresu wypowiedzenia.
Wypowiedzenie składa się w formie przewidzianej w umowie, najczęściej w formie pisemnej. Możesz wysłać pisemne wypowiedzenie listem lub drogą elektroniczną na adres e-mail biura rachunkowego.
4. Jak rozwiązać umowę z poprzednim biurem rachunkowym?
Jeśli chodzi o kwestie formalne, będziesz musiał przygotować pismo zawierające informację o wypowiedzeniu umowy o świadczenie usług księgowych z zachowaniem okresu wypowiedzenia.
Takie pismo składa się bezpośrednio w biurze rachunkowym. Ważne jest, aby ktoś potwierdził odbiór tego pisma, wraz z datą, aby nie było wątpliwości co do momentu wypowiedzenia umowy.
Coraz więcej biur umożliwia również komunikację elektroniczną. Możesz przesłać dokument wypowiedzenia na adres e-mail biura rachunkowego.
5. Jakie dokumenty są potrzebne z poprzedniego biura rachunkowego?
Aby nowa księgowość mogła kontynuować Twoje rozliczenia podatkowe, musi znać wcześniejszą historię Twojej działalności, czyli historię transakcji i złożonych deklaracji. Dlatego będziesz musiał dostarczyć kilka dokumentów.
Jakie to będą dokumenty, zależy przede wszystkim od formy prawnej Twojej działalności (czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, czy spółka z o.o.) oraz od tego, czy zatrudniasz pracowników i czy jesteś podatnikiem VAT czynnym, czy zwolnionym.
Aby ułatwić ten proces, przygotowałam dla Ciebie listę dokumentów, które musisz uzyskać od swojego poprzedniego biura rachunkowego. Możesz z niej skorzystać, aby nie pominąć żadnych istotnych dokumentów.
Jeśli Twoje nowe biuro rachunkowe oferuje księgowość online, wystarczy, że dostarczysz te dokumenty w formie skanów (np. w formacie PDF). Na ich podstawie nowa księgowa będzie mogła kontynuować Twoje rozliczenia bez problemu.
| Lista dokumentów dla jednoosobowej działalności gospodarczej |
|
6. Pełnomocnictwa dla księgowych
Zapewne podpisując umowę na obsługę księgową, przekazałeś swojemu księgowemu pełnomocnictwa do urzędu skarbowego i ZUS. W urzędzie skarbowym to UPL-1 i w ZUS formularz ZUS-PEL. Jeśli zrezygnujesz z biura, teraz musisz odwołać te pełnomocnictwa. Możesz to zrobić online, podaję Ci linki i instrukcje, jak to zrobić.
| Odwołanie pełnomocnictw – jednoosobowa działalność gospodarcza | Odwołanie pełnomocnictw – spółka z o.o. |
| Odwołanie pełnomocnictwa w urzędzie skarbowym: tutaj>>> Odwołanie pełnomocnictwa w ZUS: tutaj>>> | Odwołanie pełnomocnictwa w urzędzie skarbowym: tutaj>>> Odwołanie pełnomocnictwa w ZUS: tutaj>>> |
Kolejnym krokiem będzie wypisanie pełnomocnictw dla nowego księgowego w nowym biurze rachunkowym.
Aby nowy księgowy mógł działać w Twoim imieniu w urzędzie skarbowym, musisz przekazać dla niego pełnomocnictwo UPL-1. Dzięki temu będzie mógł przekazywać pliki JPK_VAT oraz złożyć zeznania roczne PIT.
Dodatkowo, w przypadku ZUS, konieczne jest dostarczenie pełnomocnictwa ZUS-PEL, aby Twój księgowy mógł mieć dostęp do Twojego konta na PUE ZUS.
Zobacz nagrania, które krok po kroku pokazują, jak złożyć te pełnomocnictwa online.
| Udzielenie pełnomocnictw – jednoosobowa działalność gospodarcza | Udzielenie pełnomocnictw – spółka z o.o. |
| Udzielenie pełnomocnictwa w urzędzie skarbowym: tutaj>>> Udzielenie pełnomocnictwa w ZUS: tutaj>>> | Udzielenie pełnomocnictwa w urzędzie skarbowym: tutaj>>> Udzielenie pełnomocnictwa w ZUS: tutaj>>> |
7. Czy trzeba zgłaszać zmianę biura rachunkowego?
Prawdopodobnie Twoje dotychczasowe biuro rachunkowe zostało zgłoszone przez Ciebie w CEIDG, co oznacza, że dane biura, w tym numer telefonu, zostały przekazane do urzędu i ZUS-u w sprawach urzędowych. Teraz konieczne jest dokonanie aktualizacji tych wpisów, czyli zaktualizowania informacji w CEIDG o biurze rachunkowym.
Dzięki temu urzędy będą miały aktualne dane nowego biura rachunkowego i będą mogły się z nim skontaktować w razie potrzeby.
8. Jak zmienić biuro rachunkowe w CEIDG online?
Jeśli chcesz zmienić swoje biuro rachunkowe w CEIDG, nie musisz już tradycyjnie stać w kolejce w Urzędzie Miasta i składać formularza CEIDG-1. Istnieje znacznie łatwiejsze i wygodniejsze rozwiązanie – możesz dokonać zgłoszenia zmiany danych biura rachunkowego online.
Wystarczy wejść na stronę biznes.gov.pl, wybrać opcję “Zmień dane w CEIDG“, a następnie przejść do sekcji dotyczącej danych biura rachunkowego. Wprowadzić informacje o nowym biurze rachunkowym, a w ten sposób nadpiszą się dane poprzedniej księgowości. Teraz w systemie będą widoczne dane nowego biura rachunkowego.
Aby ułatwić Ci ten proces, przygotowałem również nagranie, które krok po kroku pokaże Ci, jak dokonać tej zmiany: tutaj>>>
9. Jak wygląda zmiana księgowego – kolejne kroki
W poprzednich krokach załatwiłeś już większość formalności. Twój nowy księgowy ma już wszystkie dokumenty z poprzedniego biura i jest gotowy do rozpoczęcia Twoich bieżących rozliczeń.
Prawdopodobnie otrzymasz teraz dostęp do aplikacji na platformie online, gdzie będziesz mógł wystawiać faktury i przesyłać dokumenty kosztowe w formie zdjęć.
Otrzymasz także numer telefonu oraz adres e-mail do swojego nowego księgowego, dzięki czemu możecie rozpocząć współpracę na bieżąco. Teraz wszystko jest już dobrze poukładane!
10. Czy można zmienić księgową w ramach tego samego biura rachunkowego
Czasami zdarza się, że współpracujesz z fajnym biurem rachunkowym, które generalnie ci odpowiada. Dostarcza ono oprogramowanie, które spełnia Twoje potrzeby, ale coś jednak nie gra w relacji z Twoim księgowym. Może to być spowodowane różnicami w osobowościach, brakiem porozumienia, lub innymi czynnikami.
W takiej sytuacji najlepiej jest porozmawiać z administracją biura, aby przenieść rozliczenia podatkowe do innego księgowego.
Często możesz pozostać w tym samym biurze rachunkowym, zmieniając tylko osobę, która bezpośrednio się z tobą kontaktuje i prowadzi Twoje rozliczenia. To bardzo ciekawa opcja, która pozwala zachować wygodę współpracy przy jednoczesnym rozwiązaniu problemów “osobowych”.
 | Zadaj mi pytanie dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej, czy księgowości w małej firmie. Skontaktuj się ze mną!
|
| Monika Salawa Księgowa i właścicielka biura rachunkowego, które świadczy usługi online dla klientów z całej Polski. Od ponad 10 lat pomaga przedsiębiorcom z branży IT w rozliczeniach podatkowych. Jej głównym celem jest maksymalne ułatwienie procesu rozliczeń, redukcja formalności oraz zapewnienie klientom komfortu i bezpieczeństwa w dynamicznym świecie podatkowym. Sama aktywnie wykorzystuje rozwiązania informatyczne, wprowadzając nowoczesne technologie i automatyzację do obsługi klientów. Dodatkowo, dzieli się swoją wiedzą w mediach społecznościowych, gdzie obserwuje ją ponad 180 000 osób, dostarczając wartościowych informacji i porad z zakresu księgowości i podatków. | |
