Zamierzasz rozpocząć własną działalność gospodarczą, ale już teraz ponosisz pewne koszty związane z jej uruchomieniem? W pobliskim markecie rozpoczęła się właśnie promocja na sprzęt komputerowy, który planowałeś zakupić na potrzeby działalności, którą otworzysz za 2 miesiące?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy muszą czekać do dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej, żeby zakupić pierwsze produkty na fakturę i rozliczyć w firmowych kosztach. Jak takie rozliczenia wyglądają w praktyce oraz, czy faktycznie musisz czekać z zakupami?
Dobrze wiedzieć, że wiele wydatków można później zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów lub odliczyć od nich VAT. Dlatego warto się zastanowić, które koszty możesz uwzględnić podczas rozliczeń podatkowych.
| Spis treści: |
Koszty uzyskania przychodów – co to takiego?
Podstawowym kryterium, które decyduje o tym, czy wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, są trzy warunki:
- Cel związany z przychodem: Wydatek musi bezpośrednio lub pośrednio służyć osiągnięciu przychodu, zachowaniu źródła przychodów lub zabezpieczeniu źródła przychodów z działalności gospodarczej.
- Brak zakazu: Wydatek nie może być wymieniony w katalogu zakazanych kosztów, określonym w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 23 ust. 1)
- Dokumentacja księgowa: Wydatek musi być prawidłowo udokumentowany za pomocą dokumentu księgowego, takiego jak faktura.
Oczywiście, wydatki uwzględnisz w swojej księdze przychodów i rozchodów, jeśli jesteś opodatkowany według skali podatkowej, lub podatkiem liniowym. Jeśli natomiast korzystasz z ryczałtu, to możesz jedynie odliczyć VAT od firmowych kosztów, jeśli jesteś VAT-owcem.
Czy zakupy przed rozpoczęciem działalności są kosztem?
Wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności, które możesz uwzględnić jako koszty uzyskania przychodów, obejmują:
Środki trwałe
Środki trwałe to wydatki związane z majątkiem firmy, których wartość przekracza 10 000 zł i okres użytkowania wynosi więcej niż rok. Środki trwałe obejmują m.in.
- pojazdy (samochód, motor, rower)
- sprzęt komputerowy (komputer, laptop)
Jeśli takie środki trwałe nabywasz przed rozpoczęciem działalności, musisz sporządzić oświadczenie o przekazaniu danego środka oraz wskazać jego wartość. Środki trwałe są następnie amortyzowane, co wpływa na koszty uzyskania przychodów.
Wyposażenie
Wyposażenie to rzeczowe składniki majątku związane z działalnością, których wartość początkowa przekracza 1500 zł netto, ale których okres użytkowania jest krótszy niż rok. Od 2020 roku nie jest obowiązkowe prowadzenie ewidencji wyposażenia. Wyposażenie to m.in.
- biurko
- fotel obrotowy
- regał na dokumenty
- drukarka
Pozostałe wydatki
Wszelkie inne wydatki związane z rozpoczęciem działalności, takie jak:
- wynajem biura
- tworzenie strony internetowej
- materiały biurowe (długopisy, papier)
- usługi prawnika lub księgowej
Towary handlowe i materiały
Wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów nie są ujmowane bezpośrednio w kosztach podatkowych. Jeśli prowadzisz PKPiR, musisz wyszczególnić je w spisie z natury sporządzonym na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.
Wydatki przed rozpoczęciem działalności a odliczanie VAT
Jeśli otrzymałeś fakturę dokumentującą wydatek związany z planowaną działalnością przed jej rozpoczęciem i spełnia ona określone wymogi formalne, takie jak uwzględnienie:
- twojego imienia, nazwiska,
- adresu firmy oraz
- numeru NIP
to możesz odliczyć podatek VAT. Musisz jednak pamiętać o zarejestrowaniu się w rejestrze podatników VAT czynnych (formularz VAT-R).
Jeśli rozliczasz się w systemie miesięcznym, możesz odliczyć podatek VAT z tej faktury w okresie, w którym została wystawiona, lub w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych.
Od kiedy można brać faktury na firmę
Możesz rozpocząć pobieranie faktur na firmę jeszcze przed oficjalnym rozpoczęciem działalności. Wydatki takie stanowią często niezbędny krok w procesie przygotowania do prowadzenia firmy i świadczenia usług.
W przypadku takich wydatków, w fakturze podajesz swoje imię, nazwisko oraz adres.
Przepisy podatkowe nie określają dokładnego okresu, na ile wcześniej możesz dokonywać takich zakupów, aby później móc zaksięgować je do kosztów. Ten okres może wynosić 1 miesiąc, 3 miesiące, a nawet 6 miesięcy przed faktycznym rozpoczęciem działalności.
Inaczej wygląda to w sytuacji, gdy chcesz odliczyć VAT z faktury kosztowej. Nowi przedsiębiorcy rozliczają VAT w systemie miesięcznym. W przypadku takiego systemu rozliczeniowego masz możliwość odliczenia VAT z danej faktury w okresie, w którym została wystawiona, a także w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych. To oznacza, że jeśli faktura została wystawiona w maju, będziesz mógł odliczyć z niej VAT w maju, czerwcu, lipcu i sierpniu. Jednak jeśli rozpoczynasz działalność gospodarczą dopiero we wrześniu, niestety utracisz prawo do odliczenia VAT z tej faktury.
Warto również pamiętać, że przed rozpoczęciem odliczania VAT, musisz zarejestrować się w urzędzie skarbowym i złożyć odpowiedni formularz rejestracyjny VAT-R.
Źródła:
- Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- Artykuł: Wydatki przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, www.biznes.gov.pl
 | Potrzebujesz księgowej? Skontaktuj się ze mną!
|
| Monika Salawa Księgowa i właścicielka biura rachunkowego, które świadczy usługi online dla klientów z całej Polski. Od ponad 10 lat pomaga przedsiębiorcom z branży IT w rozliczeniach podatkowych. Jej głównym celem jest maksymalne ułatwienie procesu rozliczeń, redukcja formalności oraz zapewnienie klientom komfortu i bezpieczeństwa w dynamicznym świecie podatkowym. Sama aktywnie wykorzystuje rozwiązania informatyczne, wprowadzając nowoczesne technologie i automatyzację do obsługi klientów. | |
