Czasami programiści mają wrażenie, że samochód w firmie to tylko kwestia zakupu lub leasingu. Jednak istnieją jeszcze inne sposoby wykorzystania pojazdu w ramach działalności gospodarczej, gdy programista musi podróżować do kontrahenta.
Podzieliłam te sposoby na pięć kategorii, aby pokazać, jak różnorodne są te opcje i jak można je wykorzystać w praktyce. Rozmawiamy cały czas o samochodach osobowych 🙂
Spis treści
Wykorzystanie samochodu z prywatnego majątku
Rozwiązanie to pozwala programiście wykorzystać swój prywatny samochód do celów służbowych, bez konieczności wprowadzania go na majątek firmy.
W przypadku tego rodzaju użytkowania samochodu:
- Samochód nie został ujęty w środkach trwałych działalności, dlatego nie podlega procesowi amortyzacji. Oznacza to, że wartość tego pojazdu nie jest uwzględniana w kosztach firmy.
- Programista może odliczyć wydatki związane z jego eksploatacją, takie jak paliwo, serwis, części i naprawy. Warto jednak zaznaczyć, że sposób rozliczenia tych kosztów różni się od standardowego.
- Koszty – Do kosztów księguje się: 20% wartości netto faktury i nieodliczonego VAT.
- Odliczenie VAT – Natomiast programista, który jest VAT-owcem może odliczyć 50% VAT z faktur eksploatacyjnych.
Wprowadzenie samochodu z majątku prywatnego na środki trwałe do firmy
Jeśli masz swój prywatny samochód i chcesz wykorzystać go w ramach swojej działalności gospodarczej, istnieje możliwość wprowadzenia go na środki trwałe firmy.
Procedura jest dość prosta – wystarczy przygotować oświadczenie zawierające dane pojazdu i przechowywać je w firmowej dokumentacji.
Takie rozwiązanie często wybierają programiści prowadzący księgę przychodów i rozchodów, gdyż umożliwia im odliczenie kosztów związanych z amortyzacją i eksploatacją pojazdu.
W przypadku tego rodzaju użytkowania samochodu:
- Samochód został ujęty w środkach trwałych działalności, dlatego podlega procesowi amortyzacji. Oznacza to, że wartość tego pojazdu, ustalona na podstawie ceny nabycia lub aktualnej wartości rynkowej – zależnie od tego, która wartość jest niższa – jest stopniowo rozliczana w firmowych kosztach przez odpisy amortyzacyjne. W przypadku samochodów osobowych używanych, ten proces trwa przez 2,5 roku. W ten sposób przychody z działalności gospodarczej są obniżane o wartość pojazdu, co prowadzi do zapłaty niższego podatku dochodowego.
- Odpisy amortyzacyjne są limitowane w przypadku samochodów osobowych o wartości przekraczającej 150.000 zł (225.000 zł w przypadku samochodów elektrycznych). W takiej sytuacji wartość samochodu odnosimy do kwoty 150.000 zł i otrzymujemy procent, który następnie wyznaczy nam jaką część odpisu amortyzacyjnego możemy ująć w firmowych kosztach.
- Programista może odliczyć wydatki związane z eksploatacją samochodu, takie jak paliwo, serwis, części i naprawy. Sposób rozliczenia tych kosztów wygląda następująco:
- Koszty – Do kosztów księguje się: 75% wartości netto faktury i nieodliczonego VAT.
- Odliczenie VAT – Programista, który jest VAT-owcem może odliczyć 50% VAT z faktur eksploatacyjnych.
- Ponieważ samochód znajduje się w majątku firmy, należy pamiętać o ewentualnym podatku, który może wystąpić w przypadku jego sprzedaży.
Zakup na fakturę VAT, fakturę VAT marża, lub umowę sprzedaży
Samochód można również zakupić bezpośrednio do działalności gospodarczej. Czym różnią się te 3 opcje?
| Faktura VAT | Faktura VAT marża | Umowa sprzedaży |
| Możesz nabyć samochód na podstawie faktury VAT od innej firmy. Jeśli ta firma jest czynnym podatnikiem VAT, na fakturze pojawi się kwota VAT, którą będziesz mógł odliczyć w wysokości 50%, jeśli jest to samochód osobowy. Jednakże, jeśli sprzedająca firma jest zwolniona z VAT, na fakturze nie będzie widniał VAT. W takim przypadku nie będzie możliwe odliczenie VAT-u od zakupu samochodu. | Faktura VAT marża jest powszechnie stosowana w przypadku komisów samochodowych. To specyficzny rodzaj dokumentu, na którym nie ujawnia się podatku VAT. W praktyce oznacza to, że nie masz możliwości odliczenia VAT-u od zakupu danego pojazdu. | Dzięki umowie sprzedaży, masz możliwość nabycia samochodu od osoby prywatnej bez działalności gospodarczej. Warto jednak pamiętać, że przy wartości samochodu powyżej 1000 zł, obowiązuje 2% podatek PCC, który musisz zapłacić jako nabywca. Nie jest możliwe odliczenie VAT-u od zakupu pojazdu na podstawie umowy sprzedaży. |
Nieważne, czy wybierzesz opcję zakupu za pomocą faktury VAT, faktury VAT marży czy umowy sprzedaży, w każdym przypadku samochód staje się twoim środkiem trwałym.
Zaczynasz więc proces jego amortyzacji, co oznacza, że wartość samochodu nie zostanie jednorazowo zaksięgowana jako koszt w momencie zakupu, ale będzie stopniowo przypisywana do kosztów w ciągu czasu trwania jego amortyzacji.
Standardowy okres amortyzacji wynosi 40% dla samochodów używanych i 20% dla nowych.
Odpisy amortyzacyjne są limitowane w przypadku samochodów osobowych o wartości przekraczającej 150.000 zł (225.000 zł w przypadku samochodów elektrycznych). W takiej sytuacji wartość samochodu odnosimy do kwoty 150.000 zł i otrzymujemy procent, który następnie wyznaczy nam jaką część odpisu amortyzacyjnego możemy ująć w firmowych kosztach.
Programista ma możliwość uwzględnienia w kosztach wydatków związanych z użytkowaniem samochodu, takich jak koszty paliwa, serwisu, części i napraw.
Księgowanie tych wydatków przebiega w następujący sposób:
- Koszty – Programista może zaksięgować 75% wartości netto faktury i nieodliczonego VAT jako koszt.
- Odliczenie VAT – Jeśli programista jest płatnikiem VAT, może odliczyć 50% kwoty VAT zawartej na fakturach za koszty eksploatacyjne samochodu.
Warto również pamiętać, że gdy samochód jest częścią majątku firmy, należy uwzględnić ewentualny podatek, który może pojawić się w przypadku jego sprzedaży.
Leasing, lub najem długoterminowy
Coraz większym zainteresowaniem cieszą się różne formy leasingu samochodowego.
Jedną z popularnych opcji jest leasing operacyjny, który daje możliwość korzystania z auta w zamian za regularne opłaty. Inny rodzaj to leasing finansowy, który stanowi alternatywę dla tradycyjnego kredytu samochodowego.
| Zobacz również: Leasing operacyjny a finansowy samochodu osobowego. Co się bardziej opłaca? |
Istnieje także opcja najmu długoterminowego, gdzie po zakończeniu umowy nie mamy obowiązku wykupu pojazdu, co daje elastyczność w wyborze kolejnego auta po zakończeniu umowy.
Leasing operacyjny
Rata leasingowa dla samochodu o wartości poniżej 150 000 zł jest ujmowana jako koszt uzyskania przychodu w kwocie netto, z dodaniem 50% nieodliczonego VAT.
W przypadku pojazdu przekraczającego tę wartość, konieczne jest ustalenie procentowej wartości raty, która może zostać ujęta w firmowych kosztach, biorąc pod uwagę limit wartości samochodu, czyli 150 000 zł. Aby to zrobić, 150 000 zł dzieli się przez wartość samochodu i mnoży przez 100, co daje nam procent, którym należy pomnożyć część kapitałową raty.
Pamiętajmy, że część odsetkowa może być w całości kosztem, a limitowana jest tylko część kapitałowa raty.
Programista, który jest VAT-owcem może odliczyć również 50% VAT z rat leasingowych.
Dodatkowo programista ma możliwość uwzględnienia w kosztach wydatków związanych z użytkowaniem samochodu w ramach leasingu, takich jak: paliwo, serwis i części.
Księgowanie tych wydatków przebiega w następujący sposób:
- Koszty – Programista może zaksięgować 75% wartości netto faktury i nieodliczonego VAT jako koszt.
- Odliczenie VAT – Jeśli programista jest płatnikiem VAT, może odliczyć 50% kwoty VAT zawartej na fakturach za koszty eksploatacyjne samochodu.
Leasing finansowy
Decydując się na leasing finansowy samochodu osobowego, programista może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów część odsetkową związaną z ratami leasingowymi.
Dodatkowo, ma możliwość wpisania pojazdu do ewidencji środków trwałych i rozpoczęcia procesu jego amortyzacji (standardowa stawka to 20%).
Odpisy amortyzacyjne są limitowane w przypadku samochodów osobowych o wartości przekraczającej 150.000 zł (225.000 zł w przypadku samochodów elektrycznych). W takiej sytuacji 150.000 zł odnosimy do wartości samochodu i otrzymujemy procent, który następnie wyznaczy nam jaką część odpisu amortyzacyjnego możemy ująć w firmowych kosztach.
Programista, który jest VAT-owcem może odliczyć również 50% VAT z rat leasingowych.
Dodatkowo programista ma możliwość uwzględnienia w kosztach wydatków związanych z użytkowaniem samochodu w ramach leasingu, takich jak: paliwo, serwis i części.
Księgowanie tych wydatków przebiega w następujący sposób:
- Koszty – Programista może zaksięgować 75% wartości netto faktury i nieodliczonego VAT jako koszt.
- Odliczenie VAT – Jeśli programista jest płatnikiem VAT, może odliczyć 50% kwoty VAT zawartej na fakturach za koszty eksploatacyjne samochodu.
Najem długoterminowy
Miesięczny czynsz za długoterminowy najem można zaliczyć do firmowych kosztów.
Jeśli wynajmowany samochód nie przekracza wartości 150 000 zł – kwota netto, wraz z 50% nieodliczonego VAT, stanowi koszt, a dodatkowo możesz odliczyć 50% VAT, jeśli jesteś podatnikiem VAT.
Jeśli jednak wartość pojazdu przekracza 150 000 zł, odliczenie kosztów jest ograniczone do procentowej wartości, którą stanowi 150 000 zł w stosunku do wartości samochodu. W ten sposób ustalamy procent, którym pomnażamy kwotę netto i 50% nieodliczonego VAT, a tylko ta część może zostać uznana za koszty. Niezależnie od tego, nadal mamy możliwość odliczenia 50% VAT.
Dodatkowo programista ma możliwość uwzględnienia w kosztach wydatków związanych z użytkowaniem samochodu w ramach leasingu, takich jak: paliwo.
Księgowanie tych wydatków przebiega w następujący sposób:
- Koszty – Programista może zaksięgować 75% wartości netto faktury i nieodliczonego VAT jako koszt.
- Odliczenie VAT – Jeśli programista jest płatnikiem VAT, może odliczyć 50% kwoty VAT zawartej na fakturach za koszty eksploatacyjne samochodu.
Przejazdy taxi, lub wynajem samochodu na godziny
Czasem zdarza się, że programista niespodziewanie potrzebuje samochodu – może to być podróż służbowa, wizyta u klienta, czy zakup sprzętu do firmy.
W takiej sytuacji korzystanie z taksówki jest jak najbardziej możliwe. Jednak trzeba pamiętać o fakturze za przejazd, aby móc rozliczyć koszty i odliczyć 50% VAT.
Alternatywnie, można również wynająć samochód na godziny, jednak i tutaj kluczowe jest posiadanie faktury, aby móc dokonać odpowiednich zapisów kosztowych i skorzystać z odliczenia 50% VAT.
 | Potrzebujesz księgowej? Skontaktuj się ze mną!
|
| Monika Salawa Księgowa i właścicielka biura rachunkowego, które świadczy usługi online dla klientów z całej Polski. Od ponad 10 lat pomaga przedsiębiorcom z branży IT w rozliczeniach podatkowych. Jej głównym celem jest maksymalne ułatwienie procesu rozliczeń, redukcja formalności oraz zapewnienie klientom komfortu i bezpieczeństwa w dynamicznym świecie podatkowym. Sama aktywnie wykorzystuje rozwiązania informatyczne, wprowadzając nowoczesne technologie i automatyzację do obsługi klientów. | |
