Konto firmowe to nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej dla wielu programistów. Jednak często wiąże się z wieloma pytaniami i wątpliwościami. W tym artykule zebrałam 21 najczęstszych pytań programistów dotyczących konta firmowego. Dowiedz się wszystkiego o kosztach, transakcjach, korzyściach i obowiązkach podatkowych w jednoosobowej działalności gospodarczej!
Czy programista musi korzystać z rachunku bankowego?
Posiadanie rachunku bankowego jest niezwykle istotne dla każdego programisty prowadzącego działalność gospodarczą. Dlaczego? Ponieważ rozliczenia wyłącznie gotówkowe w tej branży są po prostu niemożliwe.
Programiści muszą mieć możliwość otrzymywania płatności elektronicznych od swoich kontrahentów.
Czy mogę zgłosić prywatne konto bankowe, jako konto firmowe?
Choć teoretycznie istnieje możliwość zgłoszenia prywatnego konta bankowego, jako wykorzystywane do celów działalności np. podczas zakładania firmy w CEIDG lub przez aktualizację wpisu w CEIDG, to takie rozwiązanie jest bardzo rzadko stosowane.
Taka opcja sprawdzi się tylko w określonych sytuacjach, jeśli:
- Świadczysz usługi wyłącznie dla zagranicznych firm;
- Nie musisz zapłacić faktury kosztowej z dopiskiem “mechanizm podzielonej płatności”
Kiedy konto firmowe jest obowiązkowe?
Jeśli współpracujesz z polskimi firmami, istnieje wymaganie, aby twój rachunek bankowy był widoczny na białej liście podatników VAT. Twój rachunek bankowy musi być widoczny na białej liście jeśli:
- dokonujesz sprzedaży na rzecz polskich firm oraz
- wartość transakcji przekracza 15.000 zł brutto (wartość transakcji, czyli umowy, a nie wartość faktury)
Na białą listę podatników VAT wpisywane są tylko konta o typie “konto firmowe“. Prywatne konto bankowe nie będzie widoczne na tej liście. Z tego powodu, założenie firmowego konta bankowego dla programisty to zazwyczaj konieczność.
| Typ konta, jaki będzie widoczny na białej liście podatników VAT | Typ konta, jaki NIE będzie widoczny na białej liście podatników VAT |
| Rachunek rozliczeniowy w rozumieniu Prawa bankowego, otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. | Prywatny rachunek bankowy, tj. rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy, nawet jeśli przedsiębiorca wykorzystuje go do rozliczeń w swojej firmie. |
Co się stanie jeśli rachunek bankowy nie jest widoczny na białej liście podatników VAT?
Pojawi się problem, gdy nadejdzie czas zapłaty za twoje usługi. Kontrahent może odmówić ci płatności, jeśli twój rachunek nie jest na białej liście. Dokonując zapłaty na niezgłoszone konto bankowe, narusza przepisy podatkowe i nie mógłby uwzględnić twojej faktury, jako swojego kosztu firmowego.
Zobacz również:
Gdy zakładam działalność gospodarczą, ale jeszcze nie posiadam konta firmowego, jakie konto powinienem podać w formularzu rejestracyjnym?
W momencie zakładania działalności gospodarczej, gdy jeszcze nie posiadasz konta firmowego, zalecam nie podawanie żadnego rachunku w formularzu rejestracyjnym. Po otrzymaniu numeru NIP i REGON (które zwykle zajmuje jeden kolejny dzień roboczy), możesz otworzyć konto firmowe w dowolnym banku i zgłosić to jako aktualizację w CEIDG.
Ważne jest, aby poczekać na formalne nadanie numeru NIP i REGON, ponieważ są one niezbędne do otwarcia dedykowanego konta firmowego. Dopiero po otrzymaniu tych numerów, możesz udać się do wybranego banku i założyć konto firmowe. Następnie, jako aktualizację wpisu w CEIDG, zgłaszasz, że posiadasz nowe konto firmowe.
Czy na ryczałcie muszę mieć konto firmowe?
Programiści opodatkowani na zasadzie ryczałtu mają takie same ogólne zasady dotyczące rachunku bankowego, jak osoby, które korzystają z innych systemów opodatkowania, takich jak skala podatkowa, lub podatek liniowy. Oznacza to, że będą potrzebować firmowego konta bankowego, jeśli:
- świadczą usługi dla polskiej firmy, a wartość transakcji przekracza 15.000 zł brutto;
- muszą uregulować swoją fakturę kosztową oznaczoną “mechanizm podzielonej płatności”;
W jakim banku najlepiej otworzyć konto firmowe?
Zawsze sprawdź aktualne oferty i promocje dostępne na rynku. Przy wyborze banku należy zwrócić uwagę na kilka istotnych czynników:
- Pierwszym ważnym aspektem jest sprawdzenie, czy bank oferuje bezpłatne prowadzenie konta firmowego. Niektóre banki mogą zapewniać bezpłatne konto przez określony czas, po czym pobierają opłaty za jego prowadzenie. Warto dokładnie przeanalizować warunki i sprawdzić, jakie są koszty po upływie okresu promocyjnego.
- Kolejnym aspektem do uwzględnienia są opłaty za przelewy. Sprawdź, ile przelewów miesięcznie jest darmowe. Niektóre banki oferują określoną liczbę bezpłatnych przelewów, po przekroczeniu której naliczane są opłaty. Zwróć uwagę na to, czy liczba bezpłatnych przelewów jest wystarczająca dla Twoich potrzeb biznesowych.
- Warto również sprawdzić, czy bank ma aktualne promocje, takie jak “money back” (zwrot części opłat), lub inne korzyści dla nowych klientów. Promocje te mogą przynieść dodatkowe oszczędności lub korzyści dla Twojej firmy.
Czy można wpłacać pieniądze na konto firmowe?
Tak. Nie ma przeszkód, aby przelać środki z osobistego rachunku bankowego na konto firmowe.
Co się stanie, jeśli nadejdzie termin płatności podatku i ZUS, a na koncie firmowym nie mam jeszcze zapłaty od mojego kontrahenta, ponieważ niedawno założyłem działalność?
Jeśli termin płatności podatku i składek ZUS zbliża się, a na koncie firmowym nie posiadasz jeszcze wystarczających środków, możesz zasilić konto firmowe z prywatnych środków. Możesz dokonać wpłaty z prywatnego rachunku bankowego na konto firmowe, aby pokryć kwotę podatku i składek ZUS.
Czy z konta firmowego można płacić prywatne rachunki?
Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają swobodę w korzystaniu ze środków zgromadzonych na koncie firmowym. To oznacza, że pieniądze na tym koncie mogą być używane do opłacania prywatnych rachunków lub zakupów.
Jak przelać pieniądze z konta firmowego na prywatne?
Aby przelać pieniądze z konta firmowego na prywatne, wystarczy dokonać zwykłego przelewu o dowolnym tytule, np. “przelew środków”. Przelew taki umożliwia przeniesienie środków z konta firmowego na osobiste, co jest możliwe w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.
Czy podatki trzeba płacić z konta firmowego?
Przepisy podatkowe nie wymagają, aby płacić podatki i ZUS z konta firmowego. Dlatego można dokonać takiej płatności z innego rachunku, na przykład z osobistego rachunku bankowego.
Czy warto założyć konto firmowe?
Posiadanie konta firmowego ma kilka zalet:
- utrzymuje porządek w finansach, umożliwia oddzielenie środków firmowych od prywatnych,
- oferuje potencjalne promocje bankowe,
- ułatwia kontrolę skarbową,
- a także pozwala na zaksięgowanie kosztów utrzymania rachunku jako firmowych kosztów podatkowych.
Czy można mieć dwa konta firmowe w banku?
Tak, w większości banków istnieje możliwość posiadania dwóch lub więcej kont firmowych. Możesz otworzyć drugie konto firmowe w tym samym banku, na którym już masz konto firmowe, lub w innym banku. Posiadanie dodatkowego konta firmowego może być korzystne, zwłaszcza jeśli prowadzisz różne linie biznesowe, chcesz oddzielić środki finansowe dla różnych projektów, lub potrzebujesz osobnego konta do przechowywania środków rezerwowych lub inwestycji.
Czy opłaty bankowe są kosztem uzyskania przychodu?
Jeśli jesteś opodatkowany według skali podatkowej lub podatkiem liniowym, możesz uwzględnić opłaty związane z:
- prowadzeniem konta firmowego,
- przelewami
- i prowizjami bankowymi
jako koszty firmowe. Aby to zrobić, zsumuj opłaty z całego miesiąca i zaksięguj je na podstawie dowodu wewnętrznego w kolumnie 13 KPiR. Dzięki temu będziesz mógł uwzględnić te wydatki i obniżyć swoje dochody podlegające opodatkowaniu.
Czy potrzebuję konta walutowego, jeśli otrzymuję zapłatę w euro?
Rachunek bankowy walutowy to konto, które umożliwia otrzymywanie płatności w tej samej walucie, w której wystawiono fakturę. Dzięki temu unikasz strat związanych z przewalutowaniem dokonywanym przez bank, a sam możesz decydować, kiedy przewalutować środki na korzystne kursy, np. korzystając z kantorów internetowych. W ten sposób możesz lepiej kontrolować koszty związane z przewalutowaniem i wykorzystać korzystne kursy wymiany walut.
Czy rachunki walutowe są widoczne na białej liście podatników VAT?
Tak, jeśli rachunek walutowy jest rachunkiem rozliczeniowym (czyli kontem firmowym), to będzie on uwzględniony na białej liście. Oznacza to, że jeśli masz rachunek walutowy związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, to ten rachunek wyświetli się, bez względu na to, czy jest to np. konto w euro, dolarach czy innej walucie.
Jeśli natomiast posiadasz prywatny rachunek bankowy walutowy, tj. rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy, nawet jeśli wykorzystujesz go do rozliczeń w swojej firmie, to nie zostanie on ujawniony na białej liście podatników VAT.
Czy można korzystać z zagranicznego rachunku bankowego prowadząc firmę?
Tak, można używać zagranicznego rachunku bankowego do prowadzenia firmy. Ważne jest jednak, aby zgłosić ten rachunek jako wykorzystywany do celów firmowych w CEIDG. Warto zauważyć, że jeśli współpracujesz również z polskimi firmami, konieczne będzie założenie drugiego konta firmowego w polskim banku. Tylko w ten sposób będziesz widoczny na białej liście podatników VAT.
Czy zagraniczne rachunki bankowe są widoczne na białej liście podatników VAT?
Rachunki bankowe prowadzone przez zagraniczne banki, które nie mają swojego oddziału w Polsce, nie będą umieszczone na białej liście podatników VAT. Oznacza to, że jeśli korzystasz z rachunku bankowego w zagranicznym banku, który nie ma swojej siedziby w Polsce, to ten rachunek nie będzie widoczny na “białej liście”.
Dlaczego bank utworzył dla mnie rachunek bankowy VAT?
Banki są zobowiązane przepisami do automatycznego tworzenia rachunku bankowego VAT do każdego konta firmowego.
W przypadku posiadania konta firmowego, każdy przedsiębiorca ma dostęp do specjalnego rachunku VAT powiązanego z tym kontem. Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z VAT, czy jest czynnym podatnikiem VAT. Nie możesz zrezygnować z otwarcia takiego rachunku.
Dodatkowo, specjalny rachunek VAT jest tworzony tylko dla kont, które są prowadzone w polskiej walucie, czyli w złotówkach.
Konieczność posiadania rachunku VAT wynika z Ustawy z dnia 15 grudnia 2017 r. o zmianie ustawy i podatku od towarów i usług.
Po co rachunek VAT na koncie bankowym?
Rachunek bankowy VAT umożliwia przyjmowanie i dokonywanie płatności za pomocą funkcji split payment, gdzie kwota netto trafia na główny rachunek, a kwota VAT jest kierowana bezpośrednio na dedykowany rachunek VAT.
Czy jest konieczne przekazywanie księgowej co miesiąc wyciągu z konta firmowego?
Konieczność przekazywania księgowej co miesiąc wyciągu z konta firmowego może wynikać z następujących czynników:
- Jeśli Twoja księgowa prowadzi dla Ciebie rozrachunki, może wymagać regularnych wyciągów, aby dokładnie rozliczać transakcje;
- Jeśli korzystasz z kasowej metody rozliczenia VAT, przekazywanie wyciągów może być niezbędne do monitorowania wpływów i rozchodów pod kątem rozliczenia VAT;
- Jeśli posiadasz rachunek walutowy i istnieje konieczność rozliczenia różnic kursowych od środków własnych, przekazywanie wyciągów może być wymagane w celu uwzględnienia tych różnic w rozliczeniach finansowych;
- Jeśli chcesz zaksięgować opłaty bankowe jako koszty firmowe, dostarczanie wyciągów może być konieczne w celu udokumentowania tych transakcji;
Warto skonsultować się z Twoją księgową, aby ustalić konkretne wymagania dotyczące przekazywania wyciągów z konta firmowego, uwzględniając specyfikę Twojej działalności i potrzeby księgowe.
 | Potrzebujesz księgowej? Skontaktuj się ze mną!
|
| Monika Salawa Księgowa i właścicielka biura rachunkowego, które świadczy usługi online dla klientów z całej Polski. Od ponad 10 lat pomaga przedsiębiorcom z branży IT w rozliczeniach podatkowych. Jej głównym celem jest maksymalne ułatwienie procesu rozliczeń, redukcja formalności oraz zapewnienie klientom komfortu i bezpieczeństwa w dynamicznym świecie podatkowym. Sama aktywnie wykorzystuje rozwiązania informatyczne, wprowadzając nowoczesne technologie i automatyzację do obsługi klientów. | |
Czy przelew środków w walucie np. w EUR z mojego konta frmowego na moje konto prywatne w EUR wymaga uwzględnienia potem rozliczeń kursowych? Z tego co widzę, sądy twierdzą, że nie.
Zapewne chodzi Pani o różnice kursowe od środków własnych na rachunku walutowym. Jeśli obciążenia rachunku są związane z celami prywatnymi, różnice kursowe są niepodatkowe (nie księguje się ich). Jeśli jednak byłyby związane z celami firmowymi, to różnice kursowe od środków własnych powinny być liczone.
Tak, dziękuję za odpowiedź, chodzi niejako o wypłatę “wynagrodzenia” sobie w EUR z konta firmowego EUR na własne konto prywatne EUR, i przewalutowywanie ich i wykorzystywanie ich tam do celów prywatnych (zapłata prywatnych rachunków, zakupy codzienne itp.). Przewalutowania na cele firmowe robię na rachunku firmowym.
Czy z konta prywatnego (będące kontem wspólnym z małżonką) można płacić firmowe rachunki? Dodam że mam konto firmowe z którego płacę podatki.