Jesteś programistą na własnej działalności? Czy wiesz, że generowanie kosztów firmowych to świetny pomysł, by obniżyć podatki? Pracujesz w domu i nie wiesz, gdzie szukać kosztów? Przygotowałam dla ciebie praktyczną ściągę.
Ale zacznijmy od początku…
 | POBIERZ BEZPŁATNY E-BOOK i poznaj aż 73 pomysły na firmowe koszty programisty! |
CO TO JEST KOSZT FIRMOWY?
Kosztami firmowymi są wydatki, które ponosisz na cel prowadzonej działalności gospodarczej. Za cel rozumie się tu rzecz najprostszą, czyli osiągnięcie przychodów lub zachowanie (czy też zabezpieczenie) ich źródła, inaczej mówiąc wszystko, co pomaga ci zarobić.
Co nie może być kosztem firmowym? Choćby wydatki wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (i art. 16 ust. 1 ustawy o CIT) np. koszt nabycia gruntu, grzywny i kary nałożone przez organy podatkowe, a także wydatki reprezentacyjne (ponoszone po to, by zrobić dobre wrażenie np. prezenty dla kontrahentów czy ekskluzywne elementy wystroju biura).
DLACZEGO WARTO SZUKAĆ KOSZTÓW?
To proste – im więcej kosztów, tym mniejszy podatek. Jak to działa w praktyce?
Podatek płacisz od osiągniętego dochodu, według stawki:
- 17% / 32% na zasadach ogólnych oraz
- 19% dla podatku liniowego.
Oznacza to, że dochód jest twoją podstawą, od której naliczasz podatek według właściwej stawki. Niższy dochód, to mniejszy podatek do zapłaty i analogicznie: dochód wyższy, tym wyższy również podatek. Istotną rolę w tym równaniu odgrywają koszty firmowe. W jaki sposób? Kwotę dochodu otrzymujesz dopiero wtedy, gdy pomniejszysz przychód o wydatki poniesione na cele firmowe.
Równanie wygląda w ten sposób:
PRZYCHÓD ZE SPRZEDAŻY – KOSZTY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI = DOCHÓD*
* Dla uproszczenia, w przykładzie pominięto kwestię odliczenia ZUS.
Koszty są więc czymś, co – paradoksalnie – warto ponosić.
CO MOŻE BYĆ FIRMOWYM KOSZTEM?
Poniższe zestawienie to zbiór ogólnych pomysłów na koszty, które ponosi większość programistów prowadzących działalność gospodarczą. Podzieliłam je na kilka dziedzin, w których łatwo się połapiesz.
POMYSŁY NA KOSZTY FIRMOWE [73 SPRAWDZONE RADY]
REJESTRACJA DZIAŁALNOŚCI
- Opłata za adres rejestracyjny lub korespondencyjny w wirtualnym biurze.
LOKAL LUB BIURO
Gdziekolwiek pracujesz, możesz wygenerować jakieś koszty. Będą to:
- Wynajem biurka coworkingowego
- Wydzielenie części własnego prywatnego lokalu na cele działalności gospodarczej i związana z tym amortyzacja
- Odsetki od kredytu na zakup lokalu w którym wydzielono pomieszczenie na cele działalności gospodarczej (w proporcji odpowiedniej do powierzchni)
- Opłaty za czynsz i media (prąd, woda, gaz) przypadające na wydzieloną część lokalu
- Podatek od nieruchomości przypadający na wydzieloną część lokalu
- Remont wydzielonej części lokalu (np. wymiana okien, drzwi, położenie paneli podłogowych, malowanie)
WYPOSAŻENIE I UŻYTKOWANIE LOKALU
- Stanowisko pracy (biurko, fotel biurowy, regał na dokumenty);
- Abonament za Internet stacjonarny
SPRZĘT ELEKTRONICZNY I BIUROWY
Programista ma tę wygodę, że praktycznie każdy element sprzętu komputerowego może podciągnąć pod koszt uzyskania przychodu – wszystko w jakiś sposób ułatwia pracę, nawet akcesoria do smartfonów. A jak wiadomo, sprzęt kosztuje. Można go kupić, wprowadzić do firmy z majątku prywatnego lub leasingować.
Moje propozycje to:
- Komputer stacjonarny, laptop
- Części komputerowe (np. procesor, płyta główna, pamięć RAM, dysk twardy, karta graficzna)
- Monitor, klawiatura, myszka, kamera internetowa, słuchawki z mikrofonem, stacja dokująca
- Drukarka, urządzenie wielofunkcyjne
- Tablet, telefon komórkowy, smartfon i akcesoria, Kindle
- Niszczarka do dokumentów
- Kable, listwy zasilające, zestaw śrubokrętów
- Sprzęt zakupiony do testowania oprogramowania lub aplikacji (np. telewizor z androidem, smartwatch, dron)
- Mobilny router
- Pendrive
OPROGRAMOWANIE
Licencje na oprogramowanie można wrzucać w koszty w każdej firmie, w której używa się komputerów. Nic dziwnego, że będąc programistą, do kosztów zaliczysz nie tylko podstawowe pakiety (jak Microsoft Office), ale również oprogramowanie specjalistyczne, a także usługi z nim powiązane, jak konfiguracja, wsparcie techniczne czy instalacja.
Moje propozycje:
- Licencje na oprogramowanie ogólne (Microsoft Office, programy antywirusowe)
- Licencje na oprogramowanie specjalistyczne (np. JetBrains IntelliJ IDEA, Total Commander, Visual Studio Enterprise, MS Visio) i związane z nimi usługi
- Zakup wtyczek (np. JRebel)
- Konta w chmurze np. Google Drive, OneDrive, Dropbox
- Licencje do programów graficznych (np. Photoshop, Corel)
- Konta developerskie np. Apple Developer
ROZMOWY TELEFONICZNE I INTERNET
Jasna sprawa – to rzeczy, z których korzystasz na bieżąco.
- Abonament za telefon komórkowy
- Karty prepaid na rozmowy telefoniczne
- Mobilny Internet
- Usługi wirtualnej asystentki VA
ARTYKUŁY BIUROWE
Papier w firmie zawsze się przydaje – nawet programistom.
- Materiały biurowe (tonery, papier biurowy, segregatory, teczki, koperty, długopisy, pozostałe akcesoria biurowe)
SZKOLENIA I KURSY
W zawodzie programisty bycie na bieżąco i nieustanne doszkalanie się jest wyjątkowo ważne. Koszty związane z samorozwojem są łatwe do uzasadnienia.
Moje propozycje:
- Udział w szkoleniach, kursach, konferencjach, warsztatach (stacjonarnie lub elektronicznie)
- Kursy językowe
- Studia branżowe
- Literatura branżowa (książki, czasopisma, katalogi, e-booki)
MARKETING I REKLAMA
Wszystko, co pomoże Ci nagłośnić swoje usługi i ściągnąć klientów.
Czyli:
- Wizytówki, projekty logotypów, materiały reklamowe z logo firmy
- Wykonanie strony WWW
- Zakup domeny internetowej, hostingu www, certyfikatu SSL
- Reklama w Internecie (Google AdWords, Facebook Ads)
- Odzież robocza, o charakterze reklamowym (z naszytym logo firmy);
- Usługi agencji reklamowej, grafika, copywritera, coacha
- Usługi fotograficzne: sesje biznesowe
PODRÓŻ SŁUŻBOWA I SPOTKANIA
- Rozliczenie diety w podróży służbowej krajowej lub zagranicznej
- Faktury za pobyt w hotelu
- Bilety lotnicze
- Bilety PKP, bilety autobusowe, taxi, metro
- Wynajem samochodu oraz opłaty eksploatacyjne dotyczące samochodu
- Usługi gastronomiczne podczas spotkań z klientami (lunch biznesowy)
SAMOCHODY
Bo programiści czasem wychodzą z domu…
- Używanie prywatnego samochodu do jazd firmowych, bez wprowadzenia go na majątek firmowy
- Wprowadzenie samochodu z majątku prywatnego do firmy i związana z tym amortyzacja samochodu
- Zakup samochodu i związana z nim amortyzacja
- Leasing samochodu (raty leasingowe)
- Wynajem samochodu na cele firmowe (w tym wynajem samochodu na minuty np. Traficar, Panekcs)
- Paliwo, olej napędowy lub gaz
- Części zamienne, akumulator, opony zimowe i letnie, felgi, wycieraczki
- Płyny do spryskiwaczy, oleje
- Serwis i naprawa samochodu
- Okresowe przeglądy techniczne
- Bloczki za przejazd autostradą
- Opłaty parkingowe;
- Ubezpieczenia komunikacyjne OC, AC, NNW, GAP
POZOSTAŁE ŚRODKI TRANSPORTU
…ale niekoniecznie muszą jeździć samochodem.
- Motocykl, skuter – zakup, leasing lub wprowadzenie do firmy z majątku prywatnego
- Rower, hulajnoga elektryczna – zakup, leasing lub wprowadzenie do firmy z majątku prywatnego
- Przejazd taksówką, Uber-em
- Bilety okresowe komunikacji miejskiej (również faktury z moBilet)
USŁUGI FINANSOWE I PRAWNE
- Usługi księgowe
- Usługi doradcy podatkowego, radcy prawnego
UBEZPIECZENIA I SKŁADKI
Zgromadzony sprzęt na pewno sporo kosztował, warto zastanowić się nad ubezpieczeniem.
- Ubezpieczenie majątku firmowego
KOSZTY FINANSOWE
To sprawy, o których czasem nie pamiętamy (np. opłaty za użytkowanie konta firmowego w banku czy przesyłka dla klienta). Inne koszty, jak prowizje czy opłaty skarbowe, mogą pojawić się na drodze prowadzenia działalności znienacka, raz na jakiś czas – warto wówczas pamiętać, by skrupulatnie wliczać je w koszty.
- Odsetki od firmowego kredytu
- Prowizje i opłaty bankowe
- Prowizje PayPal
- Prowizje od sprzedaży np. w sklepie Google Play, AppStore
- Opłaty sądowe i skarbowe
- Opłaty pocztowe i kurierskie
Uff… Udało się skompletować listę.
Jeśli jesteś programistą i masz wątpliwości, czy możesz wrzucić coś w koszty – pisz w komentarzach.
Jeśli przychodzi Ci na myśl jakiś wydatek, którego tu brakuje – daj znać.
Zapraszam do rozmowy ?
 | Potrzebujesz księgowej? Skontaktuj się ze mną! tel. 535 511 911 monika.salawa@solidnaksiegowa.com |
Świetny artykuł i wydaje się bardzo kompletna lista. Stoję przed rozpoczęciem działalności programistycznej z działalnością blogową. Moim głównym kodem PDK będzie 62.01.Z, a dodatkowo 63.12.Z. Czy myślisz, że w ramach rozwoju bloga, mogę rozliczyć koszty związane z zakupem sprzętu fotograficznego? Intuicja podpowiada, że tak. Jednocześnie nie jestem pewien w 100%. Z góry dzięki za odpowiedź!
Dziękuję 🙂 W przypadku kosztów związanych z prowadzeniem bloga, radziłabym wystąpić z wnioskiem o indywidualną interpretację podatkową. Chociaż koszt wydaje się racjonalny i uzasadniony, to MF wielokrotnie kwestionowało wydatki związane z prowadzeniem bloga.
Jak to z naszymi urzędami bywa 😛 Dzięki wielkie za odpowiedź!
Dzień dobry. Dziękuję za świetny artykuł.
Interesuje mnie sytuacja połączenia działalności programisty z wynajmowaniem zakupionego mieszkania (rynek wtórny, ponad 5 lat użytkowania). Czy w tym przypadku możemy amortyzować mieszkanie (do 10% rocznie), odliczając koszt amortyzacji od całkowitego przychodu firmy (gdzie przychód głównie jest osiągany z działalności świadczenia usług informatycznych)?
“26. Abonament za telefon komórkowy”, czy dotyczy to także numerów telefonów niezarejestrowanych na firmę?
Każdy firmowy wydatek musi być związany z prowadzoną działalnością i przekładać się na osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie ich źródła. Musi też być prawidłowo udokumentowany (faktura na dane firmowe).
Świetna lista! Jak należy rozumieć zwrot, że ‘Każdy firmowy wydatek musi (…) przekładać się na osiągnięcie przychodów`? Na przykład: jeśli kupię telewizor do testowania aplikacji na Androida, bo chcę stworzyć nową aplikację, mogę z tego osiągnąć jakieś przychody, ale równie dobrze aplikacja się może nie sprzedać. Czy w takim wypadku nadal mogę zaliczyć taki wydatek?
Ponawiam pytanie w imieniu Kolegi i swoim.
Super.
Bardzo ciekawy artykuł
Świetny artykuł, dziękuję za szczegółowe przedstawienie sprawy.
Chciałem zapytać o koszty takie jak np. ochronna odzież motocyklowa i interkom(umożliwiający rozmowy telefoniczne podczas jazdy) dla osób wykorzystujących w działalności motocykl. Bezpośrednio nie przekładają się one na osiągane przychody, ale są niezbędne, żeby wykorzystywać motocykl w działalności. Czy można zaliczyć je do kosztów?
Ciężko odpowiedzieć na takie pytanie nie znając dokładnie Pana indywidualnej sytuacji. Mogę powiedzieć ogólnie, że odzież ochronna na motocykl była kwestionowana przez urzędy w ramach wydawanych indywidualnych interpretacji podatkowych.
A co w przypadku pracy zdalnej? Czy mogę kupić rower na firmę za 6000 zł, bo czasami muszę udać się na pocztę, kupić coś dla dobra firmy, czy podjechać w ulubione miejsce, gdzie pracuje mi się przyjemniej? jak dobrze to uzasadnić?
Każdy wydatek musi być związany z uzyskaniem przychodu w ramach działalności, lub zabezpieczać ten przychód. Według mnie dojazdy w celu załatwienia firmowych spraw, czy dojazdy do miejsca pracy np. biura coworkingowego, są realizowane w związku z prowadzeniem firmy. W razie kontroli należy udowodnić, że rower jest wykorzystywany do takich celów firmowych, a nie prywatnych.