Bardzo często kontrakt B2B przewiduje, że kontrahent zwróci programiście ewentualne koszty, jakie może on ponieść w podróży służbowej np. do zagranicznego kontrahenta/klienta z USA.
A ponieważ wielu programistów korzysta z opodatkowania ryczałtem ewidencjonowanym, zastanawiają się oni, jak rozliczyć taki zwrot, żeby nie stracić i nie zapłacić od niego podatku.
Jakie koszty są najczęściej zwracane?
- bilety lotnicze;
- hotel;
- dojazdy do siedziby klienta np. metro;
- równowartość diet, których wysokość naliczana jest na takich zasadach jak dla pracowników;
Jak programiści na ryczałcie chcieliby rozliczyć zwrot kosztów za podróż służbową?
Na swojej fakturze przychodowej uwzględnić wartość usługi programistycznej, powiększonej o koszty biletów lotniczych, hotelu i równowartość diet, w związku z zagraniczną podróżą służbową.
Natomiast do opodatkowania ryczałtem wykazać przychód pomniejszony o zwrot kosztów za podróż służbową.
Nie jest to prawidłowe rozwiązanie i nie można postąpić w taki sposób.
Zwrot kosztów podróży służbowej – jak opodatkować?
Przy ryczałcie obowiązuje zasada, że opodatkowany jest przychód bez pomniejszenia o koszty uzyskania przychodów.
Otrzymany przez programistę na ryczałcie zwrot wydatków poniesionych w związku z delegacją, stanowi dla dla niego przychód podlegający opodatkowaniu.
Wartość zwrotu za podróż służbową, programista powinien opodatkować według tej samej stawki ryczałtu, którą zastosuje do wykonanej usługi głównej.
Taki sposób opodatkowania potwierdzony został przykładowo w tej interpretacji indywidualnej z dnia 6.06.2022 r. dotyczącej programisty.
Zatem otrzymanej należności (tj. zwrotu wydatków niezbędnych dla realizacji zleconych usług) nie można traktować w oderwaniu od świadczonej usługi programistycznej. Jest ona również wynagrodzeniem za usługę, w związku z czym stanowi przychód z działalności gospodarczej. A to oznacza z kolei, że zwrot wydatków w całości podlega opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych według stawki właściwej do opodatkowania przychodu uzyskanego ze świadczonej w ramach działalności usługi.
Podsumowanie – jak rozliczyć zwrot kosztów podróży służbowej na ryczałcie?
Wartość usługi programistycznej powiększ o poniesione w delegacji koszty i taką kwotę wykaż na fakturze przychodowej.
Następnie całą kwotę netto wynikającą z tej faktury (usługa programistyczna + zwrot wydatków za podróż służbową) opodatkuj według twojej podstawowej stawki ryczałtu np. 12%.
 | Potrzebujesz księgowej? Skontaktuj się ze mną!
|
czyli programista jest stratny – wydając 100 zł na taksówkę, kontrahent b2b zwraca też 100 zł na podstawie paragonu, a od nich trzeba zapłacić jeszcze podatek 12 zł, czyli z naszych 100 zł zostaje nam w kieszeni 88 zł
Jest stratny. Można negocjować z kontrahentem, żeby we własnym zakresie kupił bilety lotnicze, czy pobyt w hotelu.
Albo ustalic z kontrahentem, że koszty podróży będą podniesione o 13,63% żeby nie być stratnym podatkowo (dla stawki 12%)
A jeśli jest czynnym płatnikiem VAT to od tego zwrotu też powinien go odprowadzić? To by była już podwójna strata…
troszke slabo temat potraktowany. Sa rozne interpretacje (https://sip.lex.pl/orzeczenia-i-pisma-urzedowe/pisma-urzedowe/0112-kdil2-2-4011-337-2023-2-aa-ryczalt-od-przychodow-185228636) I co do zasady jezeli wyjazd jest obowiazkowy (niezbedny dla uzyskania przychodu) wtedy stawka tak jak uslugi. Jezeli wyjazd nie jest obowiazkowy – wtedy mozna rozliczyc 3%.