Programista prowadzący własną działalność gospodarczą zazwyczaj pracuje z biura klienta, coworkingu albo z własnego mieszkania. Zdarza się jednak, że musi wyjechać w celach firmowych, np. na spotkanie z kontrahentem w innym mieście lub za granicą.
Podczas takiego wyjazdu pojawiają się dodatkowe wydatki – bilety, nocleg, przejazdy, parking, paliwo czy dieta. Które koszty podróży służbowej przedsiębiorca może rozliczyć w działalności gospodarczej?
W tym artykule wyjaśniam, co można zaliczyć do kosztów podczas podróży służbowej przedsiębiorcy, jak udokumentować taki wyjazd oraz których wydatków nie można rozliczyć w firmie.
Spis treści
Co to jest podróż służbowa?
Na początku wyjaśnijmy sobie, co możemy rozumieć poprzez termin podróż służbowa przedsiębiorcy. Uznajemy za nią wszystkie zadania, które musimy wykonać w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, poza miastem, w którym znajduje się miejsce wykonywania działalności albo nasza siedziba, np.:
- wyjazd do innego miasta, w którym ma swoje biuro kontrahent, w celu wdrożenia w nowy projekt IT;
- wyjazd do innego kraju, w którym ma swoją siedzibę zagraniczny kontrahent, aby zapoznać się z zespołem i uczestniczyć w spotkaniach;
- wyjazd do innego miasta/państwa, aby uczestniczyć w szkoleniu z zakresu IT, czy konferencji branżowej;
Jak udowodnić, że to wyjazd w celach służbowych?
Zastanawiasz się w jaki sposób przed urzędem skarbowym udowodnić, że dany wyjazd miał związek z prowadzeniem działalności gospodarczej? Zwłaszcza, jeśli wyjazd odbywa się w lipcu, a siedziba kontrahenta znajduje się w Portugalii? 🙂
Czy powinieneś sam sobie wypisać druk delegacji (polecenie wyjazdu służbowego), którym posługują się programiści na etacie?
Nie ma żadnego specjalnego dokumentu, który potwierdza firmową podróż służbową. Nie musisz również wypełniać wyżej wymienionego druku delegacji.
Powinieneś natomiast zachować wszelkie dowody potwierdzające związek podróży z prowadzoną działalnością, np.
- oświadczenie o czasie spędzonym w podróży służbowej krajowej lub zagranicznej (potrzebne jest ono księgowej, aby rozliczyć dietę za ten czas);
- faktury za przejazdy, rezerwacje na noclegi, bilety wstępu;
- korespondencja mailowa z kontrahentem;
- zebrane podczas podróży służbowej zamówienia, oferty, agendy spotkań;
Jakie elementy podróży służbowej przedsiębiorcy można rozliczyć w kosztach firmowych?
W kosztach firmowych możemy rozliczyć wszystkie poniesione w podróży wydatki, które stanowią koszt uzyskania przychodów. Czyli musimy zadbać, żeby koszty były:
- prawidłowo udokumentowane (fakturami, rachunkami)
- poniesione, aby osiągnąć przychód lub zabezpieczyć źródło przychodu.
O jakich dokładnie wydatkach mowa?
- Diety
- Bilet lotniczy
- Bilet za przejazd pociągiem, autobusem, promem
- Koszty paliwa, płatnej autostrady, parkingu
- Wynajem samochodu
- Bilety komunikacji miejscowej, taxi, metro
- Ubezpieczenie bagażu
- Ubezpieczenie OC, NNW, kosztów leczenia w podróży służbowej
- Koszty szczepień obowiązkowych
- Nocleg, hotel, Airbnb, Booking.com
- Uzyskanie wizy, wyrobienie paszportu
- Opłata za bagaż
- Bilet wstępu na szkolenie, konferencję
- Wydatki na żywność, lunch biznesowy
- Kara za jazdę bez ważnego biletu
1. Dieta dla przedsiębiorcy podczas podróży służbowej
Kosztem działalności jest przysługująca Ci dieta do wysokości diet, które należą się pracownikom.
- W przypadku wyjazdu krajowego dieta wynosi 45 złotych za dobę podróży.
- W przypadku wyjazdu zagranicznego dieta wynosi 40 do 50 euro za dobę, w zależności od kraju.
Dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w trakcie podróży służbowej.
Do zaksięgowania wydatku potrzebne ci będą:
- wypełnione oświadczenie o czasie spędzonym w podróży służbowej;
- wystawiony dowód wewnętrzny;
2. Bilet lotniczy jako koszt firmowy
Zakupione bilety lotnicze możesz rozliczyć w firmowych kosztach, również bilety z klasy biznesowej – nie ma w tej kwestii żadnych ograniczeń.
Dokonując zakupu poproś o wystawienie faktury.
Często spotykam się z tym, że nie wszystkie linie lotnicze wystawiają faktury np. Ryanair. Jeśli tak będzie w twoim przypadku zachowaj:
- maila z informacją od linii lotniczych, że nie wystawiają faktur;
- potwierdzenie rezerwacji;
- kartę pokładową;
- potwierdzenie zapłaty za bilet;
Dokumenty te potwierdzą poniesienie kosztu i na ich podstawie będziesz mógł dokonać odpowiednich księgowań w KPIR.
3. Bilet za przejazd pociągiem, autobusem, promem
Jeżeli podróżujesz publicznym środkiem transportu, możesz rozliczyć w kosztach firmowych cenę biletu za przejazd pociągiem czy autobusem. Jeśli okaże się, że autobus byłby tańszy od pociągu, również nie będzie miało to znaczenia. Wybór środka transportu zależy jedynie od Ciebie.
4. Koszty paliwa, płatnej autostrady, parkingu
Jeżeli podróżujesz własnym samochodem:
- będącym środkiem trwałym w firmie lub
- leasingowanym w ramach działalności gospodarczej lub
- stanowiącym majątek prywatny, ale wykorzystywanym okazyjnie do jazd firmowych
do kosztów możesz zaliczyć wszystkie poniesione wydatki na:
- paliwo;
- przejazd autostradami czy płatnymi drogami;
- parkingi;
- wykonanie koniecznych napraw w aucie, czy jego umycie;
Warto pamiętać o tym, że jeśli posiadasz jedynie bilet z parkometru, który nie zawiera danych Twojej firmy, powinieneś sporządzić dowód wewnętrzny i dołączyć do niego bilet.
Oprócz tego, powinieneś wiedzieć, że jeśli zakupisz paliwo czy olej za granicami naszego państwa, wystarczy Ci jedynie paragon. Na jego odwrocie powinny być zapisane dane firmy i rodzaj zakupionego towaru.
Pamiętaj również o zaksięgowaniu kosztów eksploatacyjnych w odpowiedniej wysokości (w zależności od rodzaju pojazdu i sposobu jego wykorzystania): księgowania 100%, 75% lub 20% w KUP.
5. Wynajem samochodu podczas podróży służbowej
Jeśli nie posiadasz własnego samochodu, możesz go wynająć. Jest to tzw. najem krótkoterminowy za który otrzymasz fakturę VAT.
Samochód można wynająć również zagranicą. Jednak ze względu na możliwość pojawienia się tzw. podatku u źródła, lepszym rozwiązaniem wydaje się wynajem w Polsce.
6. Bilety komunikacji miejscowej, taxi, metro
Podczas podróży służbowej możesz korzystać również z lokalnego transportu.
Do kosztów mogą trafić wydatki na:
- komunikację miejską,
- metro,
- taxi,
- inne przejazdy związane z wykonywaniem obowiązków firmowych.
Pamiętaj o zachowaniu biletów lub innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku.
7. Ubezpieczenie bagażu
A co z ubezpieczeniem bagażu?
Wydatku na ubezpieczenie bagażu nie można rozliczyć w kosztach działalności. Tego rodzaju wydatek jest traktowany jako wydatek o charakterze osobistym.
Samo to, że ubezpieczenie zostało wykupione w związku z podróżą służbową, nie oznacza więc jeszcze, że może zostać zaliczone do kosztów podatkowych.
8. Ubezpieczenie OC, NNW, kosztów leczenia w podróży służbowej
Podobnie w firmowych kosztach nie można rozliczyć dodatkowego ubezpieczenia, które obejmuje OC, NNW, czy koszty leczenia w podróży.
Jak argumentuje Ministerstwo Finansów, idąc takim tokiem rozumowania, w zasadzie każdy wydatek osobisty (wyżywienie, leczenie, ubranie) należałoby traktować jako koszt firmowy.
W związku z tym faktem, tego rodzaju wydatki nie stanowią wydatków poniesionych w celu uzyskania przychodu. Nie są to także wydatki ponoszone w celu zachowania ani zabezpieczenia źródła przychodów.
Takie stanowisko znajdziesz np. w tej interpretacji indywidualnej (sygnatura ILPB1/415-925/10-3/TW)
9. Koszty szczepień obowiązkowych
Zakup szczepionek może okazać się konieczny z uwagi na miejsce wyjazdu służbowego np. kraje Afryki, czy Ameryki Południowej. Czasami kwestie te regulowane są przez przepisy danego kraju. Przykładowo wyjeżdżając do Arabii Saudyjskiej obowiązkowo musisz zaszczepić się przeciwko meningokokom i posiadać wpis w Międzynarodowej Książeczce Szczepień.
Wydatki na szczepienia w takiej sytuacji są uzasadnione i jak najbardziej są firmowymi kosztami.
A co ze szczepieniami dobrowolnymi?
Tutaj może pojawić się już problem, a organy podatkowe mogą uznać szczepienia dobrowolne za wydatek osobisty, który nie był konieczny do wyjazdu.
Moim zdaniem masz szansę obronić wydatki na szczepienia, jeśli znajdują się one na liście szczepień zalecanych Głównego Inspektoratu Sanitarnego. Najlepiej abyś zachował wtedy zalecenie do wykonania takiego szczepienia wystawione przez lekarza specjalistę podczas konsultacji. Dużą rolę będzie odgrywać również sytuacja epidemiologiczna danego kraju, miejsce pobytu i czas podróży służbowej.
10. Nocleg, hotel, Airbnb, Booking.com
Koszt noclegu podczas podróży służbowej przedsiębiorcy może zostać zaliczony do kosztów działalności, jeżeli wyjazd jest związany z prowadzoną firmą.
W przeciwieństwie do diety przedsiębiorca nie może po prostu przyjąć zryczałtowanej kwoty za nocleg.
Wydatek powinien być odpowiednio udokumentowany, np. fakturą lub rachunkiem.
W kosztach mogą znaleźć się również prowizje serwisów pośredniczących w rezerwacji noclegów, takich jak Airbnb czy Booking.com, o ile spełniają ogólne warunki zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych.
11. Uzyskanie wizy, wyrobienie paszportu
Wjazd na terytorium niektórych państw wymaga uzyskania wizy. Czy zatem opłata za wizę może zostać ujęta w firmowych kosztach?
Tak, należy jednak pamiętać o prawidłowym udokumentowaniu takiego wydatku.
A co z opłatą za wydanie paszportu? Opłata za paszport niezbędny w celu wyjazdu służbowego może być kosztem podatkowym. Nie da się zaprzeczyć, że taki wydatek jest niezbędny i potrzebny, aby uzyskać przychód lub utrzymać źródło przychodu.
Pamiętaj jednak, żeby zachować dowód wniesienia opłaty (a ten oddajesz urzędnikowi wraz z wnioskiem paszportowym). Wykonaj kopię dowodu zapłaty i poproś urzędnika o potwierdzenie za zgodność z oryginałem.
12. Opłata za bagaż
Za koszt uzyskania przychodu możemy uznać opłaty za bagaż, w wysokości stwierdzonej fakturą. Co oficjalnie potwierdza Ministerstwo Finansów w swojej ulotce informacyjnej dotyczącej podróży służbowej przedsiębiorcy.
Natomiast nie możesz rozliczyć w ramach działalności gospodarczej wydatków na zakup walizki, torby podróżnej, czy pokrowców na odzież. Takie wydatki uznawane są przez Ministerstwo Finansów za wydatki na cele osobiste.
13. Bilet wstępu na szkolenie, konferencję
Jeżeli wyjeżdżasz na szkolenie, konferencję albo wydarzenie branżowe związane z działalnością programisty, opłata za udział może być kosztem firmy.
Warto zadbać o fakturę wystawioną na dane działalności gospodarczej.
W przypadku szkoleń i konferencji szczególnie ważne jest również wykazanie związku tematyki wydarzenia z prowadzoną działalnością.
14. Wydatki na żywność, lunch biznesowy
Pieniądze wydane na własne wyżywienie podczas podróży służbowej (nawet, jeśli posiadasz faktury) nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Dzieje się tak dlatego, ponieważ przysługują Ci diety. Wartość diety pokrywa zwiększone koszty wyżywienia podczas wyjazdu.
Jeśli natomiast podczas takiego wyjazdu zaprosisz swojego kontrahenta na lunch biznesowy (udokumentowany fakturą), to wydatek taki rozliczysz w kosztach podatkowych.
Lunch biznesowy ma na celu omówienie projektu, zasad współpracy, planu realizowanych prac. Związany jest więc z osiągnięciem przychodu lub zabezpieczeniem źródła przychodu. Pamiętaj, że w kosztach nie rozliczysz wydatków na alkohol.
15. Kara za jazdę bez ważnego biletu
Czy kara za jazdę bez ważnego biletu może zostać zaliczona do wydatków związanych z podróżą służbową?
Kara za jazdę bez ważnego biletu, nawet jeśli dotyczy podróży służbowej, nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.
Jak przeliczyć koszty podróży służbowej na złotówki?
Pamiętaj o tym, że jeśli kwota na fakturze czy rachunku wyrażona jest tylko w zagranicznej walucie, zawsze powinieneś przeliczyć ją na złotówki. Jak to zrobić?
- Jeśli chodzi o wydatki udokumentowane fakturą/rachunkiem/biletem, powinieneś zrobić to według średniego kursu NBP z dnia przed wystawieniem faktury czy rachunku.
- Co do diety natomiast, przeliczasz ją według średniego kursu z NBP z dnia, który poprzedza wystawienie dowodu wewnętrznego.
Podsumowanie – jakie koszty podróży służbowej przedsiębiorca może rozliczyć?
Podróż służbowa przedsiębiorcy może wiązać się z wieloma wydatkami, które można rozliczyć w kosztach działalności. Nie oznacza to jednak, że każdy wydatek poniesiony podczas wyjazdu automatycznie staje się kosztem firmy.
Do najczęstszych kosztów związanych z podróżą służbową należą bilety lotnicze i kolejowe, przejazdy, paliwo, parking, nocleg, wynajem samochodu, opłaty za bagaż czy udział w szkoleniu lub konferencji. Przedsiębiorca może również rozliczyć dietę do wysokości limitu określonego dla pracowników.
Z drugiej strony niektóre wydatki mogą zostać uznane za osobiste – przykładem są ubezpieczenie bagażu, wydatki na własne wyżywienie czy walizka.
Najważniejsze jest więc to, aby wydatek miał związek z prowadzoną działalnością, był uzasadniony i odpowiednio udokumentowany. W razie kontroli powinieneś być w stanie wykazać, dlaczego konkretny wyjazd był związany z działalnością i z czego wynikały poniesione podczas niego koszty.
 | Potrzebujesz księgowej? Skontaktuj się ze mną!
|
| Monika Salawa Księgowa i właścicielka biura rachunkowego, które świadczy usługi online dla klientów z całej Polski. Od ponad 10 lat pomaga przedsiębiorcom z branży IT w rozliczeniach podatkowych. Jej głównym celem jest maksymalne ułatwienie procesu rozliczeń, redukcja formalności oraz zapewnienie klientom komfortu i bezpieczeństwa w dynamicznym świecie podatkowym. Sama aktywnie wykorzystuje rozwiązania informatyczne, wprowadzając nowoczesne technologie i automatyzację do obsługi klientów | |
