W świecie finansów, gdzie liczby mówią głośno, a faktury to serce każdej transakcji, pojawia się bohater naszego artykułu – Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF. Jest to oficjalna platforma rządowa, która nie tyle zmienia, co rewolucjonizuje sposób, w jaki obsługujemy nasze faktury.
KSeF to narzędzie, które ma ułatwić nam życie biznesowe, zarządzając całym cyklem życia faktury.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – 6 rzeczy, które musisz wiedzieć!
Czym jest KSeF?
Już od lipca 2024 r. na przedsiębiorców czeka duża zmiana w zakresie wystawiania faktur. Przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury elektroniczne poprzez dedykowaną platformę udostępnioną przez Ministerstwo Finansów, czyli Krajowy System e-Faktur (KSeF).
KSeF stanowi oficjalną platformę rządową stworzoną specjalnie do obsługi faktur w formie ustrukturyzowanej (elektronicznej). Działa ona jako kompleksowe narzędzie do zarządzania procesem wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w tym nowoczesnym formacie.
Jednolity wygląd faktur w KSeF
Od momentu, kiedy przedsiębiorcy będą zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), każda wystawiona faktura będzie posiadać ustrukturyzowaną formę w formacie xml.
Centralne archiwizowanie w KSeF
Wszystkie wygenerowane e-Faktury będą przechowywane i archiwizowane w bazie KSeF, zapewniając jednolite zarządzanie dokumentacją.
Faktury są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od zakończenia roku, w którym zostały wystawione.
Proces weryfikacji i akceptacji na serwerach KSeF
Technicznie, e-Faktury wprowadzone do systemu trafią na serwery KSeF, gdzie zostaną poddane weryfikacji pod kątem poprawności struktury logicznej. Jeśli system nie wykryje żadnych błędów, faktura zostanie zaakceptowana.
Realizacja w czasie rzeczywistym
Cały proces od wprowadzenia e-Faktury do KSeF do momentu akceptacji ma odbywać się w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że kontrahent powinien być w stanie odebrać fakturę w ciągu kilku minut od momentu jej wysłania.
Możliwość pobrania faktur z KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) pozwoli także na pobieranie faktur wystawionych na Twoją firmę. Również w trybie masowym, jednak wyłącznie w formie plików XML.
Ważne terminy dla przedsiębiorców
| Uwaga! Dnia 19.01.2024 r. na konferencji prasowej Ministerstwa Finansów ogłoszono, że Krajowy System e-Faktur (KSeF), planowany na lipiec 2024 roku, został odwołany! Na razie nie znamy nowego terminu wejścia w życie KSeF. |
2 największe zalety Krajowego Systemu e-Faktur
Krajowy System e-Faktur oferuje przedsiębiorcom dwie kluczowe korzyści.
1. Redukcja wydatków związanych z drukowaniem faktur
Po pierwsze, ograniczysz koszty związane z zakupem papieru, drukowaniem i archiwizacją dokumentów.
2. Skrócenie terminu zwrotu VAT
Po drugie, skróci się czas oczekiwania na zwrot VAT z aktualnych 60 dni do zaledwie 40 dni.
3 największe wady Krajowego Systemu e-Faktur
Krajowy System e-Faktur, mimo swoich zalet, wiąże się również z pewnymi wyzwaniami.
1. Możliwe awarie systemu
Istnieje potencjalne ryzyko wystąpienia awarii w Krajowym Systemie e-Faktur, co może skutkować koniecznością poświęcenia dodatkowego czasu na obsługę ewentualnych problemów.
2. Dostosowanie do elektronicznego obiegu dokumentów
Konieczność dostosowania procesów firmy do elektronicznego wystawiania i przechowywania faktur, co może wymagać dodatkowego nakładu pracy i zasobów.
3. Wysokie kary za nieprzestrzeganie przepisów
Ryzyko otrzymania wysokich kar za nieprzestrzeganie nowych przepisów. Kary zaczną obowiązywać od 2025 r., co może stanowić dodatkowe wyzwanie dla przedsiębiorców w kontekście zmieniającego się środowiska podatkowego.
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Sposób logowania będzie się różnił w zależności od tego, czy użytkownikiem jest programista prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, czy spółkę z o.o.
- Osoby fizyczne (jdg) mają możliwość korzystania z systemu, uwierzytelniając się poprzez Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny, bez konieczności zgłaszania tego w urzędzie skarbowym.
- W sytuacji, gdy programista niebędący osobą fizyczną (np. spółka z o.o.) nie dysponuje elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną z NIP, konieczne jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA. W ramach tego zgłoszenia należy wskazać osobę fizyczną, uprawnioną do korzystania z KSeF w imieniu podatnika (spółki). Ta osoba będzie miała także możliwość udzielania dalszych uprawnień elektronicznie w obrębie KSeF.
Jak upoważnić biuro rachunkowe do korzystania z KSeF?
Masz możliwość współpracy ze swoim biurem rachunkowym w ramach różnych wariantów. Najwygodniejsza będzie jednak jedna z poniższych opcji:
- Biuro rachunkowe udostępnia system do wystawiania faktur zintegrowany z KSeF np. Solidna Księgowa.
- Biuro rachunkowe pobiera z KSeF faktury wystawione przez przedsiębiorcę w innym zewnętrznym programie do fakturowania;
W celu powiązania twojego konta, na którym wystawiasz faktury, z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), konieczne będzie wygenerowanie specjalnego tokenu.
Jak wystawić fakturę w KSeF?
Faktury ustrukturyzowane wystawisz:
- z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów,
- przy użyciu programów komercyjnych np. Solidna Księgowa
Czy w KSeF trzeba wystawiać fakturę dla firmy zagranicznej?
Tak. Faktury na rzecz podmiotów zagranicznych, które nie posiadają siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, należy wystawić poprzez Krajowy System e-Faktur.
Jednakże, jeśli zagraniczny kontrahent nie ma dostępu do KSeF, przekazanie mu e-faktury powinno odbywać się w formie zwizualizowanej, na przykład za pomocą wiadomości e-mail, zawierającej fakturę w PDF, opatrzoną specjalnym kodem QR.
Czy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) istnieje procedura samofakturowania?
Tak, jeśli programista chce umożliwić nabywcy samofakturowanie, będzie musiał nadać temu uprawnienie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
W ramach tej procedury nabywca będzie mógł samodzielnie wystawiać faktury, a także umożliwiać innym podmiotom, którym udzielił takiego uprawnienia, dokonywanie tego procesu w KSeF.
Czy KSeF wykryje błędy na fakturze?
KSeF nie wykryje błędów rachunkowych zawartych na fakturze. System nie przeprowadza również weryfikacji, czy zastosowano właściwą stawkę VAT, lub czy nadano właściwy kod GTU.
Nadzór nad tymi kwestiami pozostaje w gestii przedsiębiorcy, który nadal musi monitorować poprawność danych na fakturze.
Czy fakturę wprowadzoną do KSeF można edytować?
Faktur, które zostały już dodane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i zaakceptowane przez system, nie można edytować.
Jedyne możliwe rozwiązanie w przypadku błędnej faktury to wystawienie korekty (skorygowanie faktury do zera z tymi samymi danymi, co na fakturze pierwotnej), która unieważni poprzednią fakturę. Następnie należy wystawić fakturę zawierającą poprawne dane.
Co zrobić jeśli w KSeF wystawisz fakturę na błędnego nabywcę?
Jeżeli wystawisz fakturę w KSeF na błędnego nabywcę, konieczne będzie wykonanie korekty tej faktury.
W związku z tym, należy wystawić korektę do pierwotnej faktury, a następnie wystawić nową fakturę z poprawnymi danymi nabywcy.
Czy KSeF pozwala sprawdzić, czy nabywca pobrał fakturę?
W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) nie ma możliwości weryfikacji, czy faktura została pobrana przez nabywcę.
Co zrobić, gdy nabywca nie zgadza się na otrzymywanie faktur w KSeF?
Warto zaznaczyć, że zgoda kontrahenta nie jest wymagana do wystawienia faktury w KSeF. Fakturę w KSeF trzeba wystawić zgodnie z przepisami podatkowymi.
Kontrahent ma jednak prawo odmówić zgody na otrzymywanie faktur w KSeF. W takim przypadku fakturę należy dostarczyć do odbiorcy w inny uzgodniony sposób, zgodnie z preferencjami nabywcy np. w wiadomości e-mail.
Czy faktury otrzymane od zagranicznych dostawców, bez polskiego NIP, muszą być wprowadzone do KSeF?
Nie. KSeF nie służy do raportowania faktur kosztowych (zakupowych) otrzymanych od dostawców zagranicznych.
Czy faktury OSS należy wystawić w KSeF?
Faktury wystawiane w ramach procedury OSS nie będą podlegać systemowi KSeF.
Jak długo będą przechowywane faktury wysłane do KSeF?
Faktury wysłane do Krajowego Systemu e-Faktur są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od zakończenia roku, w którym zostały wystawione.
W przypadku, gdy zachodzi potrzeba przechowywania faktury przez okres dłuższy niż 10 lat, przedsiębiorca zobowiązany jest samodzielnie zadbać o jej archiwizację.
Co należy zrobić w przypadku awarii Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?
W sytuacji awarii KSeF, przedsiębiorca będzie uprawniony do wystawienia faktury offline (poza KSeF) i dostarczenia jej do systemu w ciągu 7 dni od ustania awarii.
Dodatkowo, okres adaptacyjny firm do nowych wymogów potrwa do końca 2024 r. W związku z tym, ewentualne sankcje w tym zakresie będą miały zastosowanie od 1 stycznia 2025 r.
Komunikaty o niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur zamieszczane będą na stronie Ministerstwa Finansów.
Jakie kary czekają przedsiębiorców, którzy nie dostosują się do KSeF?
Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:
- nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KseF
- w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem
- nie przesłał do KSeF faktury w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii lub w terminie 1 dnia roboczego od dnia wystawienia w przypadku niedostępności z innych przyczyn niż awaria
naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji nakłada na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF.
Kary trzeba będzie zapłacić w ciągu 14 dni od otrzymania decyzji o nałożeniu tej kary.
Sankcje za naruszenia przepisów o KSeF wchodzą w życie od 1 stycznia 2025 roku.
 | Potrzebujesz księgowej? Skontaktuj się ze mną!
|
| Monika Salawa Księgowa i właścicielka biura rachunkowego, które świadczy usługi online dla klientów z całej Polski. Od ponad 10 lat pomaga przedsiębiorcom z branży IT w rozliczeniach podatkowych. Jej głównym celem jest maksymalne ułatwienie procesu rozliczeń, redukcja formalności oraz zapewnienie klientom komfortu i bezpieczeństwa w dynamicznym świecie podatkowym. Sama aktywnie wykorzystuje rozwiązania informatyczne, wprowadzając nowoczesne technologie i automatyzację do obsługi klientów. | |
