W-8BEN
Założenie działalności

W-8BEN – co to jest i jak wypełnić ten formularz?

Jesteś tu, ponieważ chcesz zrozumieć, czym jest formularz W-8BEN i jak go wypełnić? Jeśli amerykańska firma poprosiła Cię o wypełnienie tego formularza i czujesz się zagubiony, nie martw się! W tym artykule wyjaśnię Ci wszystko w prosty i zrozumiały sposób. Dowiesz się, jak się za to zabrać i jak ogarnąć W-8BEN. Gotowy? Zaczynamy!

Spis treści:

    1. Co to jest W-8BEN?
    2. Kto składa formularz W-8BEN?
    3. W-8BEN, czy W-8BEN-E? Co wybrać?
    4. Formularz W-8BEN – gdzie go znaleźć?
    5. Jak wypełnić W-8BEN?
    6. Jak długo obowiązuje złożony formularz W-8BEN?
    7. Czy mogę zaktualizować złożony druk W-8BEN?
    8. Co się stanie, jeśli nie złożę formularza W-8BEN?

Co to jest W-8BEN?

Jeśli pracujesz zdalnie dla amerykańskiej firmy i otrzymujesz wynagrodzenie za wykonane dla niej zlecenie, prawdopodobnie będziesz proszony o wypełnienie formularza W-8BEN.

Formularz ten jest potrzebny do określenia Twojej rezydencji podatkowej oraz korzystania z unikania podwójnego opodatkowania, które przewiduje umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania (UOUPO) zawarta pomiędzy Polską a USA. Oznacza to, że unikasz płacenia podatków jednocześnie w Polsce, jak i w Stanach Zjednoczonych z tego samego dochodu.

Lista umów o unikaniu podwójnego opodatkowania >>>

Formularz zawiera informacje dotyczące Twojej tożsamości, takie jak imię, nazwisko i adres. Głównym celem formularza W-8BEN jest wskazanie Twojej rezydencji podatkowej, czyli kraju, w którym jesteś opodatkowany.

Często programiści z Polski świadczą usługi dla firm w Stanach Zjednoczonych i zarabiają tam pieniądze. Kiedy to się dzieje, rząd w USA chce wiedzieć, gdzie te osoby mieszkają dla celów podatkowych. Dlatego wymagają, żeby wypełnić specjalny formularz o nazwie W-8BEN. To oświadczenie, które pomaga ustalić, gdzie programista płaci podatki.

Kto składa formularz W-8BEN?

Druk W-8BEN jest przeznaczony dla osób fizycznych np. prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i pracujących zdalnie dla firmy z USA.

Jeśli mieszkasz i prowadzisz działalność w Polsce, to jesteś polskim rezydentem podatkowym. Oznacza to również, że w Polsce zapłacisz podatek od takiej współpracy z amerykańskim kontrahentem.

Ale opodatkowanie nie kończy się tylko na Polsce, ponieważ w USA również obowiązują podatki.
Podobnie jak polski przedsiębiorca wypłacający wynagrodzenie freelancerowi, firma amerykańska również musi spełnić pewne formalności podatkowe w swoim kraju.

Aby to zrobić, będą potrzebować od Ciebie wypełnionego formularza W-8BEN, który wskazuje Twoją rezydencję podatkową.

W-8BEN, czy W-8BEN-E? Co wybrać?

Druk W-8BEN jest przeznaczony dla osób fizycznych np. prowadzących  jednoosobową działalność gospodarczą.

Natomiast druk W-8BEN-E wypełniają przedsiębiorstwa np. prowadzące działalność w formie spółki z o.o.

Biuro Rachunkowe Solidna Księgowa

Formularz W-8BEN – gdzie go znaleźć?

Aby uzyskać najnowszą wersję formularza W-8BEN, możesz odwiedzić stronę internetową amerykańskiego urzędu skarbowego.

Jak wypełnić W-8BEN?

Wypełnienie formularza W-8BEN może wydawać się skomplikowane, ale nie martw się, postaram się wyjaśnić to w prosty sposób.

Część I – Informacje o właścicielu

  • punkt 1: imię i nazwisko
  • punkt 2: obywatelstwo (po angielsku)
  • punkt 3: adres stałego zamieszkania
  • punkt 4: adres korespondencyjny (jeżeli jest inny od powyższego)
  • punkt 6a: PESEL
  • punkt 8: data urodzenia

Uwaga do punktu 2: Jeśli masz podwójne obywatelstwo, w momencie wypełniania tego formularza wpisz kraj, którego jesteś zarówno obywatelem, jak i rezydentem.

Przykład wypełnionego formularza:

Część II – Wniosek o zastosowanie postanowień umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania

  • punkt 9: wskaż kraj swojej rezydencji podatkowej (po angielsku)
  • punkt 10: wskaż odpowiedni artykułu i paragraf z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, wskaż stawkę podatku jaka ma być pobierana w USA, wskaż typ dochodu jaki uzyskujesz w USA oraz wyjaśnij, dlaczego kwalifikujesz się do wskazanej stawki podatku (po angielsku)

Jeśli świadczysz usługi programistyczne, właściwym artykułem z UOUPO może być:

Artykuł 8 Zyski z działalności gospodarczej

1. Zyski z przedsiębiorstwa Umawiającego się Państwa powinny być opodatkowane tylko w tym Państwie, chyba że przedsiębiorstwo prowadzi działalność w drugim Umawiającym się Państwie przez położony tam zakład. Jeżeli przedsiębiorstwo wykonuje działalność w ten sposób, to zyski przedsiębiorstwa mogą być opodatkowane w drugim Umawiającym się Państwie, jednak tylko w takiej mierze, w jakiej mogą być przypisane temu zakładowi.

Jeśli natomiast uzyskujesz wynagrodzenie z należności licencyjnych, właściwym artykułem z UOUPO może być:

Artykuł 13 Należności licencyjne

1. Należności licencyjne powstałe w jednym Umawiającym się Państwie i wypłacane osobie mającej miejsce zamieszkania lub siedzibę w drugim Umawiającym się Państwie będą opodatkowane w tym drugim Umawiającym się Państwie.

Przykład wypełnionego formularza:

W-8BEN jak wypełnić

Część – Podpis

  • złóż własnoręczny podpis
  • podaj datę w formacie miesiąc – dzień – rok
  • wpisz swoje imię i nazwisko (wielkimi literami)

Przykład wypełnionego formularza:

W-8BEN co to jest

Jak długo obowiązuje złożony formularz W-8BEN?

Formularz W-8BEN jest aktualny przez 3 lata od końca roku, w którym go złożyłeś. To oznacza, że po tym czasie musisz złożyć nowy formularz.

Przykład:

Formularz W-8BEN złożony 15 lipca 2023 r. będzie ważny do końca 2026 r.


Zobacz też:

Jak programista powinien opodatkować ryczałtem zwrot kosztów podróży służbowej do kontrahenta z USA?

Płatność bitcoinem za fakturę programisty – sprawdź, czy to możliwe


Czy mogę zaktualizować złożony druk W-8BEN?

Jeśli dane jakie podałeś na druku W-8BEN okażą się nieaktualne i chciałbyś je zmienić, musisz złożyć nowy formularz w ciągu 30 dni.

Co się stanie, jeśli nie złożę formularza W-8BEN?

Poprawne wypełnienie formularza W-8BEN pozwoli Ci uniknąć potrącenia 30% podatku dochodowego przez amerykańską firmę, który obowiązuje w USA.

Może również umożliwić obniżenie tej stawki, w zależności od rodzaju przychodu, którym jest wynagrodzenie od amerykańskiej firmy.


Źródła:

  1. Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania zawarta pomiędzy Polską a USA
  2. Informacje ze strony internetowej amerykańskiego urzędu skarbowego

Potrzebujesz księgowej? Skontaktuj się ze mną!

Monika Salawa
Księgowa i właścicielka biura rachunkowego, które świadczy usługi online dla klientów z całej Polski. Od ponad 10 lat pomaga przedsiębiorcom z branży IT w rozliczeniach podatkowych. Jej głównym celem jest maksymalne ułatwienie procesu rozliczeń, redukcja formalności oraz zapewnienie klientom komfortu i bezpieczeństwa w dynamicznym świecie podatkowym. Sama aktywnie wykorzystuje rozwiązania informatyczne, wprowadzając nowoczesne technologie i automatyzację do obsługi klientów.

5 myśli w temacie “W-8BEN – co to jest i jak wypełnić ten formularz?”

  1. Dziękuje za interesujący artykuł. Zastanawiam się co w sytuacji, w której mamy do czynienia z pracownikiem transgranicznym. Jaki kraj rezydencji podatkowej powinien wskazać we wniosku. Skoro mieszka w kraju A ale interesy ekonomiczne ma w kraju B i tam składa zeznania podatkowe.

  2. Czy w polu 6 nie powinno się wpisać numeru NIP, jeśli prowadzi się JDG?
    I nazwy firmy w polu 1?

  3. czy konieczne jest prowadzenie jdg jeśli pracuję na etacie i chce dodatkowo zarobkować w firmie amerykańskiej?

    1. Jeśli uzyskujemy dochody sposób zorganizowany, ciągły i nastawiony na zysk, to mamy działalność gospodarczą. Ewentualnie dla niektórych osób z małymi przychodami przewidziano działalność nierejestrowaną.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *