Wzór ewidencji dla celów IP BOX – co musi zawierać?

Programiści prowadzący własną działalność gospodarczą, którzy w ramach swojej działalności tworzą, rozwijają lub ulepszają oprogramowanie, od kilku lat mogą korzystać z preferencyjnej 5% stawki podatku dochodowego. Ulga ta jest dostępna dzięki przepisom o tzw. IP Box (Intellectual Property Box) – ulgach podatkowych dla działalności innowacyjnej. Aby skorzystać z tego przywileju, konieczne jest odpowiednie udokumentowanie działalności, w tym prowadzenie odrębnej ewidencji w celach IP Box. Ewidencja ta jest wymagana niezależnie od podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Odrębna ewidencja – jak to zrobić?

Wzór ewidencji na cele IP BOX nie został przygotowany ustawowo, ale Ministerstwo Finansów dało wskazówki, jak powinna ona wyglądać. Znajdziemy je w trzech miejscach:

1. W art. 30cb ustawy o PIT (klik)
2. Objaśnieniach dotyczących IP Box (klik)
3. Wydanych do tej pory indywidualnych interpretacji podatkowych (klik)

W poniższym tekście zbieram wszystkie podsunięte wskazówki, by ułatwić pełne zapoznanie się z tym zagadnieniem.

Wymagania wynikające z ustawy o PIT

Programista prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, który chce skorzystać z preferencji IP BOX,  jest zobowiązany do prowadzenia odrębnej ewidencji zawierającej wszystkie elementy określone w art. 30cb ust. 1 updof. Przepisy ustawy o PIT nie przewidują w tym zakresie żadnych wyjątków.

Celem odrębnej ewidencji jest nie tylko ustalenie łącznych przychodów, dochodów oraz kosztów z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, ale wyodrębnienie ich dla każdego kwalifikowanego prawa własności intelektualnej.

Ewidencja IP Box wzór – co musi zatem zawierać:

1. wyodrębnienie każdego kwalifikowanego IP;
2. ustalenie przychodów, kosztów uzyskania przychodów oraz dochodu (straty) przypadających na każde kwalifikowane IP;
3. wyodrębnienie kosztów (z litery a, b, c lub d wzoru nexus) przypadających na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej w sposób zapewniający określenie kwalifikowanego dochodu;
4. zapisy zapewniające ustalenie łącznego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje więcej niż jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2 i 3;
5. zapisy zapewniające ustalenie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej w odniesieniu do tego produktu lub tej usługi (albo do tych produktów lub tych usług) – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej lub większą liczbę tych praw w produkcie lub usłudze (albo w produktach lub usługach), a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2-4.

Wymagania wynikające z Objaśnień

1. Przepisy o IP Box nie narzucają podatnikom konkretnej formy ewidencjonowania zdarzeń na cele preferencji IP Box.
2. Ewidencja powinna być prowadzona w sposób należyty i zawierać wszystkie informacje pozwalające ustalić w zeznaniu rocznym:

• osiągnięte przychody,
• poniesione koszty;
• dochody;
• straty;
• dochody podlegające preferencyjnej 5-procentowej stawce podatku;
• dochody pozostałe (niepodlegające 5-procentowej stawce PIT).

3. Ewidencję można sporządzać komputerowo w postaci arkusza kalkulacyjnego kumulatywnego oraz comiesięcznego zestawienia dokumentów, które potwierdzają poniesione wydatki dotyczące projektu kwalifikowanego IP na koniec danego miesiąca.
4. Zestawienie musi obejmować wszystkie wydatki od początku realizacji działalności badawczo-rozwojowej, która zmierza do wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia kwalifikowanego IP do końca danego miesiąca kalendarzowego.
5. Zestawienie należy sporządzać poprzez narastające ujęcie wydatków w odniesieniu do poszczególnych zadań.
6. Należy prowadzić ewidencję w oparciu o zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.
7. Wersja elektroniczna powinna zostać zarchiwizowana natomiast konstrukcja arkusza kalkulacyjnego powinna umożliwiać uzyskanie danych w okresie późniejszym według stanu na koniec poszczególnych, miesięcy kalendarzowych.

Wymagania wynikające z indywidualnych interpretacji podatkowych

Odrębna Ewidencja IP Box, oprócz dat dokumentów księgowych, ich numerów oraz kwot z nich wynikających, powinna także:

• wyodrębniać każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej, z których przedsiębiorca uzyskuje przychody (przede wszystkim, jaki to rodzaj kwalifikowanego prawa własności intelektualnej i na podstawie jakich przepisów prawa te podlegają ochronie);
• wykazywać przychody, koszty ich uzyskania, a także dochód (stratę) przypadające na każde wyodrębnione kwalifikowane prawo własności intelektualnej;
• wyodrębniać koszty, o których mowa w art. 30ca ust. 4 ww. ustawy.

Ewidencję należy prowadzić tak, aby móc w rocznym zeznaniu podatkowym wykazać łączną sumę przychodów, kosztów podatkowych, dochodów, strat, dochodów podlegających opodatkowaniu stawką 5%, oraz dochodu, który nie będzie podlegał preferencyjnemu opodatkowaniu.

Więcej informacji o uldze IP Box znajdziesz tutaj.

Pobierz bezpłatną Paczkę IP Box dla programisty na JDG ↓

Jeśli masz wątpliwości dotyczące któregoś z powyższych punktów lub wciąż nie wiesz, jak powinna wyglądać Twoja ewidencja dla celów IP BOX, chętnie ci pomożemy!

Potrzebujesz pomocy przy sporządzeniu Ewidencji IP BOX? Skontaktuj się ze mną! tel. 535 511 911 monika.salawa@solidnaksiegowa.com