Programiści, którzy posiadają własną działalność gospodarczą, a w jej ramach tworzą, rozwijają lub ulepszają oprogramowanie, od roku 2019 mogą czerpać profity z preferencyjnej 5% stawki podatku dochodowego. Pozwala im na to ustawowa ulga na działalność innowacyjną, czyli tzw. IP BOX (Intellectual Property Box). Jak z niej skorzystać? Konieczne będzie odpowiednie udokumentowanie działalności. Przepisy wymagają od przedsiębiorców prowadzenia odrębnej ewidencji w celach IP BOX – niezależnie od podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Ewidencja IP Box wzór. Na czym to polega?
Odrębna ewidencja – jak to zrobić?
Wzór ewidencji na cele IP BOX nie został przygotowany ustawowo, ale Ministerstwo Finansów dało wskazówki, jak powinna ona wyglądać. Znajdziemy je w trzech miejscach:
- W art. 30cb ustawy o PIT (klik)
- Objaśnieniach dotyczących IP Box (klik)
- Wydanych do tej pory indywidualnych interpretacji podatkowych (klik)
W poniższym tekście zbieram wszystkie podsunięte wskazówki, by ułatwić pełne zapoznanie się z tym zagadnieniem.
1. Wymagania wynikające z ustawy o PIT
Programista prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, który chce skorzystać z preferencji IP BOX, jest zobowiązany do prowadzenia odrębnej ewidencji zawierającej wszystkie elementy określone w art. 30cb ust. 1 updof. Przepisy ustawy o PIT nie przewidują w tym zakresie żadnych wyjątków.
Celem odrębnej ewidencji jest nie tylko ustalenie łącznych przychodów, dochodów oraz kosztów z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, ale wyodrębnienie ich dla każdego kwalifikowanego prawa własności intelektualnej.
Ewidencja IP Box wzór – co musi zatem zawierać:
- wyodrębnienie każdego kwalifikowanego IP;
- ustalenie przychodów, kosztów uzyskania przychodów oraz dochodu (straty) przypadających na każde kwalifikowane IP;
- wyodrębnienie kosztów (z litery a, b, c lub d wzoru nexus) przypadających na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej w sposób zapewniający określenie kwalifikowanego dochodu;
- zapisy zapewniające ustalenie łącznego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje więcej niż jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2 i 3;
- zapisy zapewniające ustalenie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej w odniesieniu do tego produktu lub tej usługi (albo do tych produktów lub tych usług) – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej lub większą liczbę tych praw w produkcie lub usłudze (albo w produktach lub usługach), a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2-4.
2. Wymagania wynikające z Objaśnień
- Przepisy o IP Box nie narzucają podatnikom konkretnej formy ewidencjonowania zdarzeń na cele preferencji IP Box.
- Ewidencja powinna być prowadzona w sposób należyty i zawierać wszystkie informacje pozwalające ustalić w zeznaniu rocznym:
- osiągnięte przychody,
- poniesione koszty;
- dochody;
- straty;
- dochody podlegające preferencyjnej 5-procentowej stawce podatku;
- dochody pozostałe (niepodlegające 5-procentowej stawce PIT).
- Ewidencję można sporządzać komputerowo w postaci arkusza kalkulacyjnego kumulatywnego oraz comiesięcznego zestawienia dokumentów, które potwierdzają poniesione wydatki dotyczące projektu kwalifikowanego IP na koniec danego miesiąca.
- Zestawienie musi obejmować wszystkie wydatki od początku realizacji działalności badawczo-rozwojowej, która zmierza do wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia kwalifikowanego IP do końca danego miesiąca kalendarzowego.
- Zestawienie należy sporządzać poprzez narastające ujęcie wydatków w odniesieniu do poszczególnych zadań.
- Należy prowadzić ewidencję w oparciu o zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.
- Wersja elektroniczna powinna zostać zarchiwizowana natomiast konstrukcja arkusza kalkulacyjnego powinna umożliwiać uzyskanie danych w okresie późniejszym według stanu na koniec poszczególnych, miesięcy kalendarzowych.
3. Wymagania wynikające z indywidualnych interpretacji podatkowych
Odrębna Ewidencja IP Box, oprócz dat dokumentów księgowych, ich numerów oraz kwot z nich wynikających, powinna także:
- wyodrębniać każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej, z których przedsiębiorca uzyskuje przychody (przede wszystkim, jaki to rodzaj kwalifikowanego prawa własności intelektualnej i na podstawie jakich przepisów prawa te podlegają ochronie);
- wykazywać przychody, koszty ich uzyskania, a także dochód (stratę) przypadające na każde wyodrębnione kwalifikowane prawo własności intelektualnej;
- wyodrębniać koszty, o których mowa w art. 30ca ust. 4 ww. ustawy.
Ewidencję należy prowadzić tak, aby móc w rocznym zeznaniu podatkowym wykazać łączną sumę przychodów, kosztów podatkowych, dochodów, strat, dochodów podlegających opodatkowaniu stawką 5%, oraz dochodu, który nie będzie podlegał preferencyjnemu opodatkowaniu.
Więcej informacji o uldze IP Box znajdziesz tutaj.
Jeśli masz wątpliwości dotyczące któregoś z powyższych punktów lub wciąż nie wiesz, jak powinna wyglądać Twoja ewidencja dla celów IP BOX, chętnie ci pomożemy!
![]() | ![]() tel. 535 511 911 monika.salawa@solidnaksiegowa.com |
Czy ewidencja powinna zawierać wszystkie koszty 1:1 (z podziałem na koszty pośrednie i bezpośrednie) względem KPiR np. bilet za pociąg, który nie jest związany z B+R tylko z inną fakturą?
W ewidencji wykazuje się tylko przychody i koszty związane (bezpośrednio i pośrednio) z KPWI. Koszty pozostałej działalności nie znajdują się w ewidencji.
Ok, a jak wygląda sytuacja ze składkami ZUS, należy je umieszczać w kosztach w prowadzonej ewidencji?
Nie ma jednej odpowiedzi na to pytanie. Proszę skontaktować się ze swoją księgową, która zna całokształt Pana działalności i będzie mogła najlepiej doradzić.
Czy muszę mieć ewidencje samego tworu/rozwiązania? W sensie, często jest tak że rozwijam system u klienta, i nie mam możliwości ściągania tego rozwiązania. To nie jest całkowicie mój twór, jestem częścią zespołu który rozwija go.
Inne pytanie jak pracuję w zespole który rozwija ten system, musi być jakaś ewidencja tego jaką część zrobiłem?
Jak to może być sprawdzone?
Czy może być sytuacja, ze mam przychód z IP box a nie mam kosztu? I sytuacja odwrotna? Nie mam przychodu, a mam koszt. Jedyny koszt to usługi księgowe, które klient opłaca co kilka miesięcy.